某辦公大廈客戶檔案管理制度
辦公大廈客戶檔案管理制度
a.物業部客戶管理的日常工作包括:
1]及時上行下達客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真登記并制作各種表格,發給相關客戶的文件應做到誰接收誰簽字,誰放放誰簽字,并做好歸檔整理工作。
2]協調與客戶之間的關系,加強橫向溝通;
3]做好與客戶有關各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
4]接聽客戶投訴,做好相關記錄,并及時解決投訴問題;
5]聽客戶工程報修電話,認真填寫維修單,及時聯系修復。
b.客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料:
1]收集客戶公司資料
2]客戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3]客戶裝修工程文件
4]客戶遷入時填具之資料
5]客戶資料補充:
'客戶聯絡資料,客戶相關負責人身份證復印件
'客戶緊急聯絡人的資料
'客戶日常工作聯系人的人事變遷資料
'客戶申請銘牌資料
'客戶公司營業執照副本復印件及年審資料
6]客戶與管理中心往來文件
7]客戶違規事項與欠費記錄
8]客戶請修記錄
9]客戶投訴記錄
10]客戶拜訪、回訪記錄
11]客戶單位有關的工程檔案及施工方的相關資料(二次裝修工程有關資料)
c.歸檔要求
1]歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。
2]歸檔的文件材料要完整、系統、準確、真實。
3]所有同租戶有關的各種事項均應填寫清楚,存入租戶檔案內。
4]所有文件資料必須及時歸檔。
5]檔案內文件按簽發日期的先后順序保存,并建立詳細目錄,以便日后查閱。
6]所有租戶(企業資料)與管理公司及相關單位書面往來文件均需存入租戶檔案,不得遺漏。
7]檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續,借出檔案須在規定時間內歸還。
d.檔案銷毀
1]如有任何文件無需繼續存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。
2]保密文件(如租戶檔案等)應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。
3]所有存檔的文件均應定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現。
