藥業公司有關記錄憑證管理制度

藥業公司有關記錄憑證管理制度

藥業公司有關記錄和憑證的管理制度

為保證質量管理工作的規范性、可追溯性及完整性,根據gsp的相關規定,特制定本制度。

一、各種記錄和憑證的編制與設計

1、為保證規范性,經營全過程的質量活動記錄和與質量活動有關的憑證,由公司質量管理部統一編制與設計。

2、與質量活動無關的記錄或憑證,由使用部門提出,經公司分管領導審核后執行。

二、記錄和憑證的印制

1、藥品經營和質量管理的有關記錄、憑證由行政人事部負責聯系印制。

2、財務管理相關的憑證由財務部或行政人事部負責聯系印制。

3、公司所有記錄、憑證,除行政人事部、財會部外,其他部門不得聯系印制。

4、記錄和憑證的印制應按經審核的樣表式樣印制,不得任意改變。

三、領取及發放

1、公司下發的質量管理工作文件,由各部門負責人領取,由行政人事部發放。

2、經營過程的質量活動記錄,由各部門指定人員統一領取,由行政人事部發放。

3、與財務管理相關的記錄、憑證,由各部門指定人員領取,由財務部負責發放。

4、與行政人事管理相關的一些記錄,由部門指定人員領取,由行政人事部發放

5、領取及發放應完善領用簽字手續,并做好記錄。

四、記錄、憑證的書寫及使用

1、書寫

(1)各種記錄、憑證不得用鉛筆書寫,字跡應清楚,內容真實完整。

(2)不得任意涂改,確實需要更改時,應在更改處蓋章或簽名。

(3)簽名必須填寫全名,不得只寫姓氏,蓋章應清晰易于辨認。

(4)按表格內容填寫齊全,不得空格、漏頁,如無內容填寫一律用“─”表示。

(5)財務管理所需的記錄、憑證按財務管理要求書寫。

2、使用

(1)各種記錄、表格、憑證應嚴格按要求使用,不亂用、不錯用。

(2)記錄、憑證可以為手寫,也可以為電腦打印。

(3)電腦系統中的與質量活動有關的記錄、憑證,其格式應與公司設計的樣表相一致。

五、記錄、憑證的保管

1、各種記錄、表格不得任意撕毀,丟失或作它用。

2、各部門根據各記錄、表格、憑證的使用情況,可分月、分季或按年度成冊保管。成冊的記錄或憑證,應在封面注明部門、日期等。

3、由公司行政人事部或質量管理部統一管理的記錄或表格、憑證,應全部交該兩部門存檔。

4、電子記錄必須完整,實行授權打開、操作、查閱、備份。

六、監督檢查

行政人事部和質量管理部應負責對各部門質量活動記錄、憑證的使用情況進行檢查,如發現有問題或缺陷應及時糾正整改。