物業項目業主信息管理制度-3

物業項目業主信息管理制度-3

物業項目業主信息管理制度(三)

1、管家負責區域內業主服務檔案的收集、匯總、信息更新;

2、管家助理負責統計每日業主領房、入住、整改、裝修備案、服務信息的整理并錄入物業管理軟件,集中交房起六個月內每周、之后每月以“信息簡報”的 形式通報各部門;

3、業主的信息以紙質和電子檔案形式存放于管家助理處,專人保管。其中, 電子文檔必須設密碼,不得拷備,紙質文檔不得復印。

4、 管家必須將負責區域內業主的電話保存至工作手機內, 信息保存時需有房 號、業主姓士尊稱等信息。管家可以獲得各自分管區域內的紙質業主檔案。工作 手機必須設置信息加密功能,以免手機丟失外漏業主資料。

5、監控室預留一份業主清單,供外來人員來訪時聯系之用。該業主清單只有 房號及業主姓名二項信息。

6、所有紙質檔案受控發放,管家部由管家領用,監控崗由禮賓部主管領用。

7、管家崗位調、離職時,紙質檔案收回,工作手機收回,由管家部主管負責 監督交接。

8、監控崗人員調、離職時,紙質檔案由禮賓部主管負責監督交接。 注: 業主檔案管理及歸檔要求, 詳見公司質量體系文件中 《業主檔案管理規程》 。