項目檔案信息管理制度（十二篇）

第1篇 項目檔案信息管理制度

1項目部配置檔案信息員，由工程管理部技術員兼任，負責工程檔案、信息的收集和整理工作。

2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料，按照檔案管理相關文件要求審查收集的資料是否符合文件要求，對不符合者退回整改處理。

3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關文件要求進行整理，收集整理工程竣工資料，在項目總工領導下完成竣工資料移交工作。

4檔案信息員負責做好對內信息傳達工作，并將內部反饋意見及時上達。

5檔案信息員負責做好對外信息發布工作，對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質量月報》、《安全月報》等報表，對業主項目部、監理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。

6及時聯系各物資供貨單位，按規定要求審查各單位提供物資質量保證文件，對不合格文件及時退回，并要求提供合格文件。

第2篇 某項目安全生產資料檔案管理制度

項目安全生產資料(檔案)管理制度

1、建立安全生產資料檔案室,指定專人負責管理。

2、項目經理部安排一或兩人(資料員、安全員)負責記錄、整理、收集安全生產資料,建立檔案。

3、項目經理要經常檢查了解指導資料整理建檔工作。

第3篇 房地產新項目部檔案管理制度

房地產新項目部檔案管理制度

為了做好工程及設備檔案資料的管理工作,參照《建設工程文件歸檔整理規范》等文件的有關要求結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特制訂本檔案管理制度。

一、歸檔范圍

主要為工程和設備檔案資料

1、工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發文、對外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同,供應商(服務)單位的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件,比價的考察調研報告,考察調研的影像、照片資料)、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續及其他需要存檔的文件等。

2、設備檔案是鑒定評價(儀器)技術狀態的科學資料,是為保障(儀器)設備正常運轉并處于良好狀態的重要依據。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協議、合同、重要來往函件、電文;開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢

3、驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄;安裝調試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見;運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養和安全技術操作規程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結果、設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。

二、檔案保密制度

1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度。

2、凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經本公司主管領導批準。

3、凡作秘密和內部管理的檔案,應嚴格履行查閱審批手續,嚴禁擅自拍照和復制,利用者應嚴格遵守保密規定,不得泄露公司秘密。

4、對確已無保存價值的建設工程和設備檔案,列出銷毀清冊,經主管領導審批后,由銷毀人、監銷人銷毀,并簽名注銷。

三、檔案工作人員崗位職責

1、熱愛檔案事業,忠于職守,遵紀守法,勤奮學習,具備檔案專業知識。

2、負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項工作服務。

3、按規定向當地檔案館移交應進館的檔案。

4、積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監督、檢查和指導。

5、辦理領導交辦的其他檔案業務工作。

四、檔案管理制度

1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經本公司主管領導批準同意后方可查閱。

2、檔案柜內的檔案要進行系統排列存放,不準堆放與檔案無關的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便

3、做好檔案柜內'六防'(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛生整潔、安全。

4、對檔案柜所藏檔案要進行經常檢查,發現問題及時采取有效措施。

5、凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件,儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份,應留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復印件隨機使用。

6、檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。儀器設備檔案內的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內目錄。

五、檔案安全制度

1、嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度,檔案柜實行專人負責,鑰匙應妥善保管,如有丟失應及時匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

2、每次長假前應對檔案進行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實消除安全隱患。

六、檔案資料查閱利用制度

1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半個月,確需繼續借閱,必須辦理續借手續。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。

2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經分管領導批準,辦理外借手續并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時須經主管領導同意后方可進行。

3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。

4、查閱檔案時,嚴禁吸煙,嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等,嚴禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當事人行政、法律責任。

5、查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結檔案利用工作規律,更好地為各項工作服務。

七、檔案的收集

1、檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。

2、工程檔案資料按項目收集檔案應按系統分類統一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。

3、設備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內容上具有有機聯系的材料組合成一個保管單位。卷內文件排列,依照設備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

4、應妥善保存各類檔案和資料,如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。

5、勘察、設計、施工、監理等單位向本公司移交檔案時,應編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。

6、項目簽訂承包合同中應明確規定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內容、套數、案卷質量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。

7、本公司購置的設備儀器的隨機全套資料,由拆箱負責人收集齊全,及時移交檔案員,統一積累和集中保管。

第4篇 某地產項目招商檔案制度

地產項目招商檔案制度

1.建立時間:在項目籌建時即定立檔案檔案。

2.負責人:由項目負責人、項目經理進行相應的管理;

3.項目檔案內容:

4.項目小組名單;

5.項目的策劃報告;項目階段調整策劃思路報告;

6.招商計劃及實施績效情況;

7.招商工具: 項目銷控表、租金窗口表、客戶登記表等

8.項目階段小結和每日工作情況總結;

9.商家反饋情況記載

第5篇 投資項目檔案管理規定制度

投資項目檔案管理規定

為加強本公司系統各投資項目的檔案管理,特制訂本管理辦法。

第一條“投資項目”是指:

(一)因本公司參與投資或合作而產生的盈利性建筑工程;

(二)因本公司參與投資或合作而設立的生產經營性企業。

第二條建筑工程的各種文件資料由房地產開發公司負責建檔和保管,生產經營

性企業的文件資料由公司總部執委會投資發展室負責建檔和保管。以下各條規定均指第二類

投資項目文件資料的管理。

第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據公司檔案現狀,設以下四類檔案,并將各項

目本身作為目:

(一)全資投資項目類;

(二)合資合作投資項目類;

(三)內地投資項目類;

(四)境外投資項目類。

第四條全資投資項目檔案包括的必要文件是:

(一)新上項目預報表和可行性分析報告;

(二)給政府的請求報告和政府批文;

(三)企業章程和董事會決議;

(四)總公司的法人營業執照和工商局批復;

(五)資信證明或資金來源證明;

(六)產權變更有關文件、材料;

(七)項目實際投資金額證明材料;

(八)歷年經營業績。

第五條合資合作投資項目檔案包括的文件是:

(一)新上項目預報表和合資企業可行性分析報告;

(二)外商投資企業名稱使用證和各方股東的政府批文;

(三)給政府的申請報告和政府批文;

(四)合資企業合同書;

(五)合資企業章程和董事會決議;

(六)合資各方企業法人營業執照和各方法定代表人證明書;

(七)合資各方資信證明或資金來源證明;

(八)各方(中方)主管單位意見;

(九)合資各方委派的董事名單;

(十)進口設備、辦公用品清單;

(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業執照;

(十二)產權、股權變更有關文件、材料;

(十三)項目實際投資金額證明材料;

(十四)歷年經營業績。

第六條內地投資項目包括的必要文件是:

(一)給政府經濟協作辦公室的申請報告;

(二)企業去內地興辦工商企業的章程;

(三)合資、合作的聯營合同或合資意向書;

(四)企業成立或變更時的政府批文;

(五)企業法人營業執照副本的復印件;

(六)派出負責人的法人授權委托證明書;

(七)會計師事務所的驗資報告;

(八)當年或上一年度的財務決算表復印件;

(九)銀行開具的資信證明;

(十)企業已經在內地投資的經營效益情況;

(十一)政府主管部門批文;

(十二)工商局批文;

(十三)外出興辦企業當地政府的批文;

(十四)外出興辦企業當地工商局批文;

(十五)外出興辦企業工農業執照復印件;

(十六)項目實際投資金額證明材料;

(十七)歷年經營業績。

第七條境外投資項目檔案包括的必要文件是:

(一)給外匯管理局及經發局的申請報告;

(二)可行性研究報告;

(三)海外公司合同、章程;

(四)投資方的政府批文、營業執照及法定代表人證明書;

(五)投資方資信證明、創匯證明、資產負債表及歷年經營業績;

(六)外派管理局關于項目投資風險及外匯來源的書面審查材料;

(七)政府主管部門征詢我駐外使領館意見的函;

(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;

(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;

(十)項目實際投資金額證明材料;

第八條項目檔案的收集和保管

(一)投資發展部設建檔員負責項目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應認真配合其

工作

,主動、及時地將項目檔案整理上交投資發展部,投資發展部建檔后將檔案原件移交總經理

辦公室,并保留二套完整復印件;

(二)各項目負責人將項目文件交給建檔員時,建檔員應及時登記文件交付日期、名稱

、原件或復件、交付人,并由文件交付人簽字認可;

(三)文件登記后由投資發展部經理或執委會主任簽字,按性質進行編號、歸檔;

(四)項目檔案保管期(原件和復印件)一般為永久保存。

第九條項目檔案的查閱

(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時,在投資發展部辦理相應的查閱或

借用手續;

(二)集團內各單位因公需要查閱項目檔案時,須出具本單位領導的批準證明。經執委

會主任或投資發展部經理同意后,方能由建檔員接待查閱;

(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時,應持有單位介紹信,經執委會主任同意后

,方

能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查

閱理由;

(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復制時,必須經

執委主任批準,由建檔員詳細登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;

(五)查閱人違反借閱規定時,建檔員有權對其提出批評以至停止其借閱。

第十條所有資料均應放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職

,使文件丟失或損毀,應追究其責任。

第十一條由于建檔員的變動或機構的改變等,項目檔案需要移交時,須辦理交接手續

,并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第6篇 物業公司項目檔案管理制度

物業公司及項目檔案管理制度

●檔案管理規定

1、檔案資料由經理負責監督保管,內務管理員專職文件存檔、注記工作。

2、有關物業的驗收檔案、圖紙、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經經理許可,任何人不得動用。

3、物業檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。

4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

5、物業檔案在歷任經理離職或調職時,應向接任者辦理移交手續,經認可后方可離開。

6、物業檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經經理書面認可,如有違反的,作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。

9、小區檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區管理有重大影響及損害小區和公司利益的,公司將視情節追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。

●小區管理保密規定

1、公司、物業內部資料,業主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯系電話、購/租合約及金額、小區及公司內部情況、業主/住戶個人情況等均屬保密范圍。

2、業主/住戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜內,由內務管理員專人管理。

3、公司文件柜備用鑰匙由經理保管,內務管理員休假時,由經理指定者方可代為執行以上事務。

4、因工作所需而放置在辦公室、監控室的業主/住戶的聯系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

5、公司制定的各類規章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復印,嚴禁外泄。

6、公司發布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。

7、員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區住戶保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。

8、員工因執行保密規定不當,致使公司、業主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

●小區檔案資料

1、小區驗收檔案:

1)小區土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。

2)小區各類設備的質檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。

3)小區機電設備保養合約。

4)小區公共區域設施設備驗收記錄。

5)小區公共區域設施設備移交記錄。

6)單元驗收及移交記錄。

2、小區二次裝修檔案:

1)住戶二次裝修圖紙及審批手續。

2)二次裝修期間管理處監督檢查資料。

3、住戶資料:

1)小區住戶入伙資料。

2)小區住戶情況登記(包括姓名、房號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。

4、小區管理文本匯編:

1)管理合同、業主公約、用戶手冊。

2)小區各類管理規章制度及裝修管理規定。

3)小區各項管理分包合約。

5、小區設備維修保養資料:

1)各類設施設備專門的維修保養制度和應急措施。

2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

3)主要部位如配變電間、監控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。

4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。

6、小區設施設備檢測:

1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。

2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。

3)小區避雷系統有定期檢測報告。

4)小區其他設施設備檢測記錄資料。

7、日常文檔:

1)日常通知、文件的存檔。

2)小區管理費收繳情況。

3)公司管理費財務報告。

4)會議記錄。

5)值班記錄。

6)安保值班記錄。

7)其他管理記錄。

●檔案資料的管理要求

1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當的保管、儲存方法。

2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。

3、電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。

4、原始文件按照文件的使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效的文件。

5、檔案的鑒定必須由經理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數、保存期限、保存數量等作出決定,其他未經授權者無權決定。

6、檔案按不同業務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業務部分分柜保存。

7、檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任。檔案歸還必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。

8、檔案保管環境要求達到防火、防潮、防變質的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

第7篇 中建集團項目建設檔案管理制度

zz集團公司項目建設檔案管理制度

第一章 總 則

第一條為加強集團公司建設項目檔案管理工作,保證建設項目檔案的完整、準確、系統,根據《中華人民共和國檔案法》及有關規定,結合公司實際情況,制定本管理制度。

第二條本規定適用于集團公司及所屬企業項目建設與使用全過程中的檔案管理工作。

第三條項目檔案是項目建設、管理過程中形成的,具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

第二章 項目檔案管理職責

第四條集團公司成立項目檔案工作管理機構,配備項目兼職檔案人員,建立項目檔案管理網絡。落實項目檔案工作所需經費;堅持“四同時”管理,即下達項目任務的同時下達歸檔要求,檢查工程進度的同時檢查文件形成情況,項目竣工驗收的同時驗收項目檔案的完整、準確、系統情況,上報項目評優和有關人員提職考核的同時,檔案部門出具專題檔案歸檔證明材料。

第五條項目檔案工作管理機構和人員的主要職責:

(一) 建立健全項目檔案工作各項規章制度;

(二) 收集、整理項目檔案,確保項目檔案工作與項目建設同步進行,維護項目檔案的完整、準確、系統;

(三) 對勘察、設計、施工、監理等單位項目檔案的收集、歸檔、整理、保管進行監督指導;

(四) 檔案人員應當忠于職守,遵守紀律,參加檔案專業培訓,具有專業技術技能。

第六條項目勘察、設計、施工、監理單位和材料、構件及設備供應單位應根據相關要求,完成各自職責范圍與合同規定的項目文件資料的編制、整理、歸檔工作。

第三章 項目檔案的管理

第七條集團公司與各承包單位簽訂的項目承包合同,應按照檔案管理有關規定與標準,明確項目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。

第八條實行總承包的項目,各分包單位負責收集、整理分包范圍內的項目檔案資料,項目竣工時,由項目總承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料,并提交集團企業;分別向幾個單位發包的項目,各承包單位負責收集、整理所承包范圍內的項目檔案資料,項目竣工時,由集團企業或由集團企業委托一個承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料。

第九條歸檔的項目文件材料要求字跡清晰、圖面整潔,載體及書寫材料符合檔案保管要求。

第十條集團企業應采取拍照、錄像等方式,將項目開發建設前后的新舊面貌和開發建設過程進行記錄,制作、形成音像檔案,及時歸檔保存。

第十一條存放項目檔案的庫房應符合《檔案館建筑設計規范》的基本要求,采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施,保證項目檔案的安全管理。

第十二條集團公司要逐步提高檔案信息化管理水平,建立健全并切實落實相關規范、標準和規章制度,確保其真實、完整和有效。

第四章 項目檔案的登記和驗收

第十三條建立項目檔案登記制度。凡新開工、續建、收尾和竣工試生產的建設項目,應及時做好檔案登記工作。

第十四條項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的建設項目,不得進行或通過項目的竣工驗收。

第十五條申請項目檔案驗收應具備下列條件:

(一)項目主體工程和輔助設施已按照設計建成,能滿足生產或使用的需要;

(二)項目試運行指標考核合格或者達到設計能力;

(三)完成了項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;

(四)基本完成了項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。

第十六條項目檔案驗收前,由集團企業組織項目勘察、設計、施工、工程監理負責人以及有關人員進行檔案自檢工作,做出檔案專項驗收自檢報告。其主要內容包括:

(一)項目建設及項目檔案管理概況;

(二)保證項目檔案的完整、準確、系統所采取的控制措施;

(三)項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況,竣工圖的編制情況及質量狀況;

(四)檔案在項目建設、管理、試運行中的作用;

(五)存在的問題及解決措施。

第十七條凡檔案驗收不合格的建設項目,應限期于項目整體竣工驗收前對存在的問題進行整改,并負責復查工作。造成檔案損失的,應依法追究有關單位及人員的責任。

第五章 項目檔案的移交

第十八條項目整體竣工驗收后三個月內,建設單位與業主單位、生產使用單位及其他有關單位應辦理項目檔案移交手續,明確移交檔案的內容、數量等,并有完備的清點、簽字等交接手續;建設單位轉為生產單位的,按企業檔案管理要求辦理。

第六章 附 則

第十九條本制度由集團公司負責解釋。

第二十條本制度自下發之日起施行。

第8篇 項目工程技術檔案制度9

項目工程技術檔案制度(九)

1、工程技術資料是為建筑施工提供指導和施工質量、管理情況進行記載的技術文件。也是竣工后予存查或移交建設單位作為技術檔案的原始憑證。

2、單位工程必須從工程準備開始,就建立工程技術檔案,匯集整理有關資料,并貫穿于施工的全過程,直到交工驗收后結束。

3、凡列入工程技術檔案的技術文件、資料,都必須經各級技術負責人正式審定。所有資料、文件都必須如實反映情況,要求記載真實、準確、及時、內容齊全、完整、整理系統化、表格化、字跡工整,并分類裝訂成冊。嚴禁擅自修改、偽造和事后補作。

4、工程技術檔案內容分類

4.1是為了構建筑物的合理使用、維修、改建、擴建的參考文件;在工程教工時隨從其它交工資料一并提交建設單位保存(稱為交工技術資料)。

4.2是為了系統地積累施工經驗的經濟技術資料,并由施工單位保存(稱為施工技術資料)。

5、工程技術檔案是永久性保存文件,必須嚴格管理,不得遺失、損壞,人員調動必須辦理移交手續。由施工單位保存的工程檔案資料,一般工程在交工后統一交項目部資料員保管,重要工程及新工藝、新技術等由技術科資料室保存;并根據工程的性質確定保存期限。

6、各種技術資料檢查評分標準按現行全優工程檢查記錄執行。資料檢查直營公司每季度各項目部檢查一次。

7、各種資料由施工技術隊長收集并初步整理,臨交工之前將資料交技術科統一整理,資料一般應一式兩份。

第9篇 建設項目監理資料檔案管理制度

建設項目監理資料及檔案管理制度

一、監理文件的管理

1、監理文件是指監理項目部的監理人員在監理作業中所形成的文類管理;

2、監理文件的分級管理是指文件形成的過程中,按職責權限進行編制、審查和簽發;

3、監理文件的分類管理是指文件形成后的編號、發送、傳遞和保管。

二、監理項目部發出的監理文件的編制和審批分為五級管理

1、監理項目部管理制度及監理作業指導文件、監理規劃、專業監理實施細則由有關人員編制后總監審定,作為ⅰ級文件;'監理規劃'作為公司文件經公司批準后,作為ⅰ級文件管理;

2、監理項目部向業主提交的重要報告:總結、月報、專題報告、圖紙會審/評審紀要、工程暫停令、嚴懲工期審批、索賠簽證、質量和安全事故報告,由有關專業監理工程師編制,總監審批簽發,作為ⅱ級文件。

3、監理項目部所發正式函件由有關監理工程師編制,總監理工程師簽發,作為ⅲ級文件。

4、監理項目部所發工程聯系單、通知單、備忘錄、報表、各類審查單以及監理作業表等由有關專業監理工程師編制,交規定的簽發人審核后簽發,作為ⅳ級文件。

5、監理統計表以及其他監理內部文件通知等作為ⅴ級文件。

三、監理作業中形成監理文件的分類

1、按專業分類,分為以下11類:鍋爐、汽機、土建(含勘測)、儀表及控制、爐保、焊接、化學、給排水、技經及綜合等。

2、文件性質分類:

綜合管理:監理規劃、監理的管理制度、監理項目部的重要報告、總結、月報。對施工組織設計,施工單位的作業指導書等綜合性施工作業指導文件進行審核所發的工程聯系單;

質量管理:對施工質量、設備質量、消缺方案等所發的通知單、聯系單等有關質量控制文件;

進度管理:對開工報告的審核意見,有關開工、停工、復工令的監理項目部有關進度控制文件;

投資管理:對施工單位的工程變更和材料代用及設計單位的設計變更所引起的費用變更的答復所發出的聯系單、通知單等有關投資控制的文件;

安全文明控制:對施工單位的安全管理和文明施工所進行的監督文件;

合同管理:對合同執行中的問題(包括索賠)所提出的意見而發出的聯系單和通知單等文件。

四、監理部收到的工程文件的分類管理

1、來自建設單位的工程文件:

建設單位的正式公文,可作為業主來函(包括上級審批文件)建檔管理;

建設單位所編制的日常工程文件按如下分類進行管理:

--建設單位所編制的會議紀要;

--建設單位和第三方所簽訂的合同文件;

--建設單位有關建設項目報建文件;

--建設單位所轉發的設備文件;

--建設單位所轉發的設計文件;

--質量監督站文件;

--建設單位所發的通知單、聯系單;

--施工現場建設管理制度。

2、來自設計單位的文件,可按如下分類管理:

初步設計文件及概算書;

主/輔機設備技術規范書;

施工圖設計文件;

施工圖預算;

設計變更;

設計聯絡會資料。

3、來自施工和承包單位的工程文件可按如下分類管理:

施工依據文件和技術文件(施工組織設計及作業指導書);

開工報批文件;

要求變更施工設計或材料代用的文件和聯系單;

質量保證資料;

要求變更施工進度的文件和聯系單;

要求增加費用或要求索賠的文件和憑證;

關于施工質量方面的文件或聯系單;

關于設備質量和開箱驗收的文件和聯系單;

工程調試文件;

施工質量驗評資料及安裝調試記錄;

制造廠家的變更、答復、提供資料、方案等;

承包單位提供的檢驗文件和自制文件、憑證和單據;

各承包單位的正式來函做專檔管理;

事故處理及不合格項處理;

施工總結及技術總結。

五、文件的傳送

1、所有文件的收發傳送由信息員負責;

2、監理文件發出前應按32條的規定,由審批人簽字后發出;

3、收入文件應交總監批閱,按批閱意見交有關負責人處理;

4、監理部編制對外發送報表應按報表規定的審簽權限審批;

5、承包單位的報表審查,按36條規定的審簽權限分別遞送審查;

6、監理部收發文件用表見表

六、監理作業表示及審批

對施工單位報審表的審批:

1、'工程開工/復工報審表'(a1、a6)由總監理工程師審批;

2、'施工組織設計(方案)報審表'(a3.1)由專業監理工程師審查,由總監理工程師批準;

3、'分包單位資格報審表'(a3.4)由專業監理工程師審查,由總監理工程師批準;

4、'工序報驗申請表'(a3.3)由專業監理工程師審查,由總監理工程師批準;

5、'工程款支付申請表'(a4.3)由專業監理工程師審查,并填寫'工程款支付證書'由總監簽發;

6、'延長工期報審表'(a2.2)由專業監理工程師審查,由總監簽發;

7、'費用索賠申請表'(a4.2)由專業監理工程師審查,并填寫'費用索賠審批表'由總監簽發;

8、'工程材料/構配件/設備報審表'(a3.2)由專業監理工程師審查,由總監或專業監理工程師批準;

9、'工程竣工報驗單'(a7)由專業監理工程師審查,由總監簽證;

10、'工程變更單'(a9)由專業監理工程師審查,由總監批準;

11、'監理工程師通知單'(b2)由專業監理工程師審查,由總監或專業監理工程師簽發;

12、'工程暫停令'(b1)由專業監理工程師審查,由總監批準。

七、文件編號

1、文件的分類表示:

文件資料歸檔都應按不同類別進行標識。

文件資料的分類標識如圖3-1所示。

2、文件編號

'監理現場用表'按如下編號:

*

* -------- 年月---------**

后兩位數字 流水號(二位以上)

表式

3、文件簽字加蓋印章

在監理作業中需要發出文件時,編制人及審核人均應由本人簽字,信息員歸檔,加蓋印章發送。

八、監理統計用表及監理臺帳

監理統計用表是監理項目部內部的管理用表,作為監理人員的工作臺帳,由監理項目部自存,不向外發送,主要有:

1、項目監理作業大事記;

2、設計變更工程聯系單匯總登記表;

3、單位工程形象進度一覽表;

4、施工質量驗評統計表;

5、設備缺陷匯總表;

6、監理作業信息月報;

7、承建單位月進度款支付臺帳。

九、監理文件的移交和歸檔

1、監理文件的移交

安裝工程結束后,施工文件向建設單位進行移交的同時,監理文件也要按規定向建設單位進行移交,移交監理文件的目次要求和建設單位協商后確定,一般移交如表3-3所示文件或按gb/t50328-2001規定移交。

表3-3

序號文件名稱文件級別序號文件名稱文件級別

1監理規劃

(含修改內容)ⅰ11工程暫停令ⅱ

2分包單位資格審查資料ⅵ12延長工期報審及審批資料ⅵ

3設計交底與圖紙會審會議紀要ⅱ13監理工作聯系單ⅵ

4設計變更資料

(審查單)ⅳ14施工備忘錄

5工程變更資料

(審查單)ⅳ15工程資料缺陷及事故處理資料ⅱ

6施工指導文件審查資料ⅳ16工程施工竣工結算資料ⅱ

7施工測量放線資料

(審查單)ⅳ17

索賠資料簽證單ⅱ

8工程材料/構配件/設備質量檢查及抽查試驗資料ⅳ18施工質量ⅱ

19監理月報ⅱ

9隱蔽工程驗收資料

(驗收單)ⅳ20監理工作總結ⅱ

10整改通知單ⅳ21會議紀要ⅱ

2、監理文件的歸檔

監理項目部撤離現場后,應將監理文件向公司檔案部門歸檔。

監理項目部在撤離現場后,對有保存價值和供今后追溯的文件/資料/憑證,均應想本公司歸檔。

監理依據資料按以下案卷歸檔:

第一卷 工程審批文件

第二卷 工程合同/協議文件

第三卷 工程報建資料及開工審批文件

第四卷 工程設備招標投標資料

第五卷 工程設計圖紙資料

監理作業資料按以下案卷歸檔:

第一卷 監理合同文件

第二卷 監理部質量體系文件

第三卷 監理內部管理制度

第四卷 監理部來往公文函件

第五卷 監理月報/簡報

第六卷 監理總結報告

第七卷 監理會議紀要

第八卷 監理部質量控制過程文件

第九卷 監理部進度控制過程文件

第十卷 監理部投資控制過程文件

第十一卷 監理部安全文明控制文件

第十二卷 工程索賠文件

對承包單位資料的歸檔,按如下案卷:

第一卷 施工組織設計

第二卷 施工作業指導書

第三卷 安全技術措施文件

第四卷 調試及試運行文件

第五卷 工程達標驗收文件

第10篇 項目物業管理檔案管理制度7

項目物業管理檔案管理制度(七)

一.物業管理檔案建立與管理規定:

1.項目的檔案資料規定由管理處總物業經理負責監督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。

2.有關物業驗收檔案、圖則、業主及用戶資料、管理制度、合約及附件設備設施檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經總物業經理許可,他人不得動用。

3.物業檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

4.物業檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

5.物業檔案在歷任總物業經理調職、離任時應向公司或接任者辦理移交手續,經確認后方可離任。

6.物業檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7.因工作需要傳閱、復印專管部分檔案資料的,需經物業總物業經理書面確認,如有違反的做泄密處理。

8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符合要求的保管責任人將做適當處分。

9.物業檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理有重大影響及損害物業和公司利益的,管理處將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。

第11篇 工程項目技術檔案管理制度十

工程項目技術檔案管理制度(十)

1、項目設兼職資料員,負責文件的接收、發放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發文登記。

2、部門使用的資料由各部門專人發放并負責保管;長期保存的文件應需交由資料員統一保管。

3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關規定進行收集、發放、整理、編目和保存。

4、檔案、資料要保持整潔,不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

5、存檔資料必須為原件。

6、涉及到經濟方面的設計變更其它形式的文件,必須向經營部門提供一份原件進行保存。

7、合同文件由經營部門控制、保存和發放。

8、不得私自借閱或讓他人隨意查看,不得隨意攜帶外出。對檔案文件內容不得隨意向外泄露。

9、對已歸檔的文件借閱時,必須辦借閱手續,限期歸還。如超過借閱時間,須重新辦理手續。

10、作廢文件不統一收回,但應在替換文件里指明,或以通知形式告知文件持有者。

11、管理人員因工作調動或其他原因不在項目工作時,應有職能部門資料員收回其持有的所有文件。

12、工程竣工驗收后,項目應及時將工程交工資料整理、匯總,交由武漢項目工程部歸檔。

第12篇 房地產集團公司項目檔案管理制度

房地產集團有限公司項目檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為充分發揮* 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規,結合 本公司實際,特制定本制度。

第二條 項目檔案是指公司開發房地產項目整個過程中形成的項目工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期文件資料、施工技術文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監理資料、聲像資料等六個部分組成。

第三條 綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業公司遵照執行,參股項目公司、專業公司參照執行。

第二章 檔案的分類

第五條建設工程前期文件資料

(一)可行性研究資料

1、項目建議書及批復;

2、可行性研究報告及批復;

3、項目評估意見;

4、環境影響報告書(表);

5、設計任務書、計劃任務書;

6、選址意見書。

(二)基礎、設計、施工前準備資料

1、基礎資料

(1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;

(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物、測量定位及觀察記錄;

(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。

2、設計文件

(1)初步設計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設計說明書、工程概算、工藝設備初步設計;

(2)技術設計:建筑、結構、給排水、采暖、通風設備等圖樣,說明書、工程預算、計算書、材料表等;

(3)施工設計:施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算;

(4)經過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。

3、施工準備資料

(1)征用土地批準文件及紅線圖;

(2)拆迂文件、補償安置協議書;

(3)環保、衛生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;

(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應協議書;

(5)建設工程規劃(規劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

(6)工程項目參加單位(設計、勘察、施工、監理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協議、工程質量監督委托書等。

第六條 施工技術文件資料

(一)開工報告,停工、復工報告;

(二)施工組織設計、施工方案;

(三)圖紙會審紀要;

(四)工程技術、質量、安全措施交底;

(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;

(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;

(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

(八)基礎、主體中間驗收記錄,構件吊裝記錄;

(九)混凝土施工日記;

(十)技術復核記錄;

(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);

(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;

(十三)主要建筑安裝材料、設備出廠合格證、試驗報告;

(十四)構件合格證;

(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;

(十六)水、暖、電氣等設備工程檢查、試驗、運行調試記錄;

(十七)工程變更設計聯系單;

(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;

(十九)工程質量事故及處理材料;

(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

(二十一)單位工程竣工驗收記錄;

(二十二)單位工程質量綜合評定表;

(二十三)分項、分部工程質量評定表;

(二十四)竣工報告;

(二十五)交工驗收材料;

(二十六)設計、勘察、施工、監理工程質量合格鑒定資料;

(二十七)施工技術總結,工程監理總結,工程試運行記錄;

(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;

(二十九)工程質量監督報告;

(三十)工程質量保修書;

(三十一)工程決算、決算審計。

第七條 竣工圖文件

(一)建筑安裝工程

l、各類建筑、結構專業圖;

2、各類電氣專業圖;

3、電信專業圖;

4、煤氣專業圖;

5、各類給、排水工程專業圖;

6、供熱、冷專業圖;

7、有關消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

(二)地下管線工程

1、總平面圖;

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖;

3、構筑物結構圖;

4、各種管線特征點圖;

5、管網綜合圖。

第八條 竣工測量文件資料

(一)綜合性資料

1、竣工測量(地形、地下管線)技術資料;

2、竣工測量施測方案;

3、竣工測量技術總結及測量精度分析;,

4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

(二)控制資料

1、管線控制,加密控制點的觀察手簿

2、光電測距記錄;

3、水準觀測手簿;

4、平面、立面求算值的計算書;

5、控制點分布略圖、成果表。

(三)地形測量資料

l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖

;

2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。

第九條 建設(施工)監理資料

(一)由施工單位提供的施工組織設計(施工方案)報審表;

(二)監理規劃、監理細則;

(三)監理通知、不合格工程項目通知;

(四)工程延期、費用索賠審批表;

(五)工程部分暫停報告;

(六)工程移交證書。

第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環節的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工局部(全貌)、重大技術和工藝施工、安裝等有關照片、圖像、錄音材料及文字說明。

第三章 檔案的收集和歸檔

第十一條 在項目建設過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應在各自的職責范圍內負責項目建設資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

第十二條 有關人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案技術標準嚴格把好質量關。

第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質、規格等內容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規格統一、反差良好、簽字手續完備。

第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應附復印件。

第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應符合國家有關標準。

第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應要求責任部門進行重新制作:

(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

(三)結構、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;

(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;

(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

第十八條 所有竣工圖應有竣工圖章。竣工圖章尺寸為70ram×50ram,內容有:編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。

第十九條 有關人員收集的設計、勘察、施工、監理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規定為準。

第四章 檔案的組卷和移交

第二十條 組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯系,分類科學、組卷合理。

第二十一條 項目技術文件資料要按單項工程或裝置、階段、結構、專業組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷。

第二十二條 施工技術文件資料要按管理、依據、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統一折疊成四號圖紙規格:297mm×2lomm。

第二十四條 案卷必須填寫卷內目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

第二十五條 項目檔案資料統一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

第二十六條 項目檔案數量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。

第二十七條 在項目完成綜合驗收后6 個月內,綜合管理部應主動與當地政府城建部門聯系,辦理項目檔案移交手續。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

第二十八條 移交項目檔案時應如實填寫《移交書》,《移交書》等相關文件資料均應歸入公司文書檔案。

第五章 附則

第二十九條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。