酒店設施設備管理制度：設備臺賬、檔案資料管理制度
酒店設施設備管理制度:設備臺賬、檔案資料管理制度
1.設備建立臺賬范圍
凡價值在2000元以上,連續使用一年以上,安全壽命周期內都需要技術管理的固定資產,都應列入設備臺賬;
2.設備分類及編號應按照各部門設備功能分為七大類;采用五級號碼制:
生活服務設備-s 信息設備-*
文娛保健設備-w 環境美化設備-h
保安設備-b 交通運載設備-j
其他設備-q
設備編號說明:
(1)設備的統一編號即為各部門固定資產編號,為了統一方便,號碼順序從1開始(不從0開始);
(2)如有報廢和調撥出部門,其編號應永久保留,并說明調出原因,不要用新購進或其他設備來填補報廢設備的舊編號;
(3)設備的附件或附屬設備不必另外單獨編號,而可以在主機編號之后編附機號;
(4)每臺設備都必須在明顯處裝訂上固定資產編號或噴上編號;
3.設備管理類別劃分原則及代號
(1)重點設備:用a表示;凡具備下列條件之一者,為重點設備:
a.負荷高、耗能大、連續性運行的設備;
b.對經營質量影響大的設備;
c.停機后,對經營及酒店聲譽有嚴重影響的設備;
d.修理復雜程度高的設備;
e.備品、配件供應困難的設備;
f.出現故障或事故嚴重影響人身安全的設備;
g.對環境保護及作業有嚴重影響的設備;
h.單臺(套)設備原值在五萬元以上的設備;
例:鍋爐、變壓器、高低壓配電設備、壓力容器、大型制冷機組、大型空調設備、電梯等;
(2)重要設備:用b表示;凡具備下列條件之一者,為重要設備:
a.多班運行或開機時間長的設備;
b.需要經常或定期調整的設備;
c.故障停機對酒店經營有影響的設備;
d.故障頻次多或停機時間長的設備;
e.有一定修理復雜程度的設備;
f. 配件供應周期長的設備;
g.對操業人員安全及環境污染有影響的設備;
h.單臺(套)原值在一萬元以上的設備;
例:各種泵、通風機、音響設備、燈光設備、計算機、運輸車輛等;
(3)一般設備:用c表示;凡屬下列情況之一的設備,為一般設備:
a.負荷低、開機時間短;
b.對生產、經營質量影響不大的設備;
c.修理復雜程度低或不維修設備;
d.故障停機不影響經營的設備;
e.不構成重點、重要設備的其他設備;
例:彩電、風機盤管、分體空調、窗式空調等;
4.設備臺賬內容
(1)使用單位:填寫單位名稱及酒店編號;
(2)管理類別:按上面的規定填寫;
(3)設備名稱:按設備銘牌填寫;
(4)設備編號:按上面的規定填寫;
(5)相關設備編號:填寫與本設備相關設備的編號;
(6)固定資產編號:按固定資產賬上填寫;
(7)規格型號:按設備銘牌填寫;
(8)總電功率:填寫本設備需要的總電功率;
(9)制造單位:按設備銘牌填寫;
(10)出廠編號:按設備銘牌填寫;
(11)出廠日期:按設備銘牌填寫;
(12)啟用日期:填寫實際投入使用的日期;
(13)安裝地點:填寫設備安裝的具體地點;
(14)設備原值:按固定資產賬填寫;
(15)預計殘值:按固定資產賬填寫;
(16)計提折舊:填寫累提的折舊額;
(17)使用年限:填寫預計使用的年限;
(18)設備現狀:填寫'在用'或'封存'、'閑置'、'報廢'等;
(19)備注:填寫其他需要說明的內容。
5.設備臺賬卡由工程總監/經理或項目主管填制,總監秘書負責保管存檔。
6.設備情況發生變化,及時修正臺賬記錄。
7.根據臺賬,定期對的所有設備進行盤查,做到賬物相符。
8.設備技術檔案管理
(1)所有重點、重要設備以及列入計劃檢修的一般設備,都應建立技術檔案;特種設備技術檔案的建立,應符合勞動管理部門的要求,按勞動局要求的格式建立,其他設備按和管理公司要求建立;
(2)設備技術檔案由工程總監/經理秘書負責收集、修訂、整理立卷、歸檔和借閱;做到技術檔案能及時、準確地反映設備的運行狀況;
(3)應根據設備技術檔案所記載的設備信息,及時分析、研究指導設備維護、檢修及改造、更新。
9.設備技術資料管理
(1)酒店技術資料由工程總監/經理秘書負責收集、整理、核實、登記和保管,堅決杜絕資料散落個人手中的現象;
(2)設備技術資料應包括的主要內容:
a.設備選型及技術經濟論證材料;
b.上級及領導批準購置的文件;
c.設備購置合同;
a.設備出廠合格證;
e.設備裝箱單及開箱驗收記錄;
f.設備安裝、調試記錄及竣工圖;
g.設備使用說明書及進口設備說明書中文譯本;
h.設備圖紙和備件圖冊
10.使用設備技術資料,使用部門一般使用復印件,如不便復印,可將資料歸檔后,經工程總監/經理批準,指定負責人,由使用者辦理長期原件借用手續,存放于使用部門。
11.設備技術資料一般不送檔案室歸檔(或將復印件送檔案室歸檔),存放于工程部技術檔案柜。
12.資料檔案的管理
(1)維護檔案室的清潔環境和資料的保管環境;
(2)借還資料檔案的手續清楚,送閱、交辦的文件要及時,并有責任催辦;
(3)文件、資料歸檔要及時,做到每月整理一次,每年清理一次,分門別類做好歸檔并做好記錄;
(4)遵守保密規定,未經有關領導授權或批準,一切文件資料不得外傳外借
13.資料檔案的使用規定
(1)查閱資料檔案應在檔案室指定環境范圍內進行,未履行借閱登記手續,任何人不得擅自將資料帶離檔案室;
(2)在使用資料檔案時,使用人不得吸煙、喝水、吃食物,以免造成損壞;
(3)不得在資料檔案上勾畫、涂抹,不得對檔案有撕損、剪切等破壞行為,必須保證資料檔案的完好無損;
(4)資料檔案在檔案室外未被使用時,不得長時間擺放在桌面上,應及時放入專用檔案柜中保存;
(5)未經許可不得擅自拍照、抄錄、復印;
