南灣物業文印檔案室管理制度
藍灣物業文印、檔案室管理制度
一、打字、復印管理
文印室屬保密部門、未經辦公室允許,非工作人員不得隨意進入或逗留;經允許進入文印室人員,不得隨意翻閱與己無關的文件和資料,否則,管理人員有權制止或請出。
1、打印、油印和復印10張以上者,需申請辦公室批準后進行;10張以下者,經文印管理員同意后方可。凡打印、油印、復印者,均應嚴格進行登記、記錄。
2、文印員負責文印室內的計算機、打印機、復印機、油印機等設備和配件的管理,其它人員不得擅自動用。
3、集團以外的打印、復印、油印業務,根據打印的規格數量按規定到財務室交納費用,憑收款單據辦理打印業務。
4、按照規定,文印用品由文印室工作人員統一向集團文印室申請,并附出上期領用材料的使用說明,批復后辦理領用。嚴禁浪費和私用文印用品,特別是紙張的使用必須嚴格把關,文印員對領取文印紙張數量應與使用登記數量、對外業務量、發放數量和結存數量基本持平并定期匯總,防止丟失和浪費。一經查出浪費和私用,對相關人員予以追究。
5、文印打字管理人員必須嚴守機密,如發現泄密行為,視情節程度,除賠償造成的損失外,還將給予行政處罰。
二、檔案資料管理:
1.檔案管理員在接受檔案室移交的檔案時,要按檔案內容目錄及檔案材料逐件逐項核實清楚,在檔案收件簿上,接收人一檔中簽字后收入柜中存檔。
2.按小區住宅編號和銷售,房管建立對應的檔案帳目,做到帳帳相符,帳物相符,擺放整齊、調用迅速。
3.對房屋產權人發生變更時,要及時做出檔案相應的變更,做好變更登記,確保檔案的準確無誤。
4.檔案室內做好防火、防潮、防霉、防盜等工作,要經常查驗,發現問題及時采取有效措施。
5.調閱檔案時,要認真填寫調檔紀錄,詳細記錄調閱,檔案名稱、借閱人、借閱時間、歸還時間。
6.對借閱的檔案必須有經理或上級相關部門負責人簽定批準的依據方可調閱,并及時在調入和調出、回收的記錄簿上詳細登記。對已調出的檔案超期者必須進行催收。
7.檔案管理員要做好保密工作,非檔案工作人員不得入內。如發現泄密行為,視情節程度給予經濟或行政處罰。
