公寓項目物業制度檔案建立管理規程
公寓項目物業制度和檔案的建立與管理
第一節管理規章制度
一、規章制度的建立
健全規范的管理規章制度是我們實施科學管理、提供優質服務的依據。我公司在不斷總結經驗的基礎上,全面導入iso9001質量保證體系,已建立起了一套在許多物業得到成功應用的物業管理規章制度和一套完整科學的質量保證體系文件,結合希格瑪公寓的實際情況,我們將按照本物業的運作要求和業務流程,進一步修改和完善。歸納為以下三大部分:
(一)公共制度
本部分主要是為了保證本物業得到有效的配合而制定的,也是確保物業管理水平的一個非常重要的因素,我們將與業主委員會一起擬訂:
物業服務合同
業主文明守則
物業使用引導手冊
(二)內部運作制度
根據本項目人員配備、崗位設置的情況,按公司要求制定規章制度,規范管理行為,并按照公司iso9001質量保證體系,結合項目實際情況,建立健全相關的作業程序和操作規程。此部分為項目內部管理的依據。
1、崗位職責
項目部經理職責值班經理崗位職責
客服主管崗位客服人員崗位職責
工程主管崗位職責電工崗位職責
保安經理崗位職責中控值班人員崗位職責
交換站值班崗位職責保安員崗位職責
綜合維修工崗位職責保潔主管崗位職責
保潔員崗位職責綠化工崗位職責
2、內部運作制度
員工守則 交接班管理制度
員工行為規范 材料采購、入庫、出庫管理規定
員工培訓管理規定 文件檔案資料管理制度
績效考評辦法 例會制度
日檢、月檢、周檢管理規定 庫房管理制度
3、部門規章制度
客服服務中心
客戶接待操作規程客戶服務查詢程序
客戶申請服務項目的操作規程客戶檔案管理規章制度
保修處理操作規程
工程工作標準和操作規程
《維修通知單》工作規程 水管爆裂的應急處理方法
電工維修安全操作規程生活水消毒設備操作規程
電機日常運行和維護工作規程生活水箱設備定期保養方法
故障停電的處理規程弱電專業運行保養規程
照明系統故障處理規程弱電專業緊急故障處理規程
綜合布線系統的維修規程消防報警系統的維修規程
綜合維修巡視規程電梯應急處理規程
綜合維修操作方法天然氣設備巡視保養規程
電梯運行維護操作規程天然氣設備緊急事故處理規程
特約服務管理細則
工程規章制度/管理制度
共用設施設備維護管理規定 事故處理制度
交接班制度工程設備設施安全防火制度
鑰匙管理制度 水泵房管理制度
值班制度 電梯機房管理制度
工程檔案管理制度 綜合維修專業巡視檢查制度
設備設施標識的管理制度 電梯維修保養安全制度
日檢、巡視制度 電動工具安全操作制度
保安工作標準和操作規程
門崗交接班操作規程物品出入小區管理規程
巡邏崗操作規程證件管理操作規程
緊急突發事件處置規定鑰匙管理操作規定
客戶失竊、受擾的處理規程
保安規定制度/管理制度
檔案管理制度 晚間值班規定
保安器材管理制度 重點防范部位安全保衛制度
保安部巡查制度保安員著裝規定
消防安全工作標準和操作規程
中控室運行規程消防設施巡檢規程
監控系統操作規程 消防報警及聯動系統保養規程
火災緊急行動操作規程消火栓保養規程
樓宇消防規章管理規定
消防中控室管理制度機房防火規定
消防設備、設施、器材的管理規定 電氣設備防火規定
公共場所防火規定辦公室防火規定
庫房防火規定
保潔工作標準和操作規程
公共區域走廊清潔操作規程 衛生間清潔操作規程
電梯轎廂清潔操作規程異常事故的處理操作規程
日常用工具使用操作規程保潔設備的使用及保養操作規程
行政管理
部門及員工考核與獎懲 員工工作考核及獎懲制度
部門工作考評辦法
第二節 物業管理檔案的建立
物業檔案資料既是一個物業不可缺少的組成部分,也是物業信息的重要來源。在物業管理工作中,物業檔案資料也是物業管理的基礎,起著重要的憑證和參考作用。
(一)物業管理信息的內容
在本物業管理中,我們擬按資料性質分為原始資料、常規管理資料兩大類:
1、原始資料
*土地使用證等權屬證書
*規劃許可證、建筑許可證等各類項目批準證書
*建筑圖、施工圖、施工預算、施工組織設計等圖紙文件
*竣工圖
*設備技術清單(名稱、規格、數量、場地、主要性能、單價、隨機工具及備件等)
*設備技術手冊、使用說明及質量保證書
*設備安裝調試記錄(各設備系統的試壓、試漏檢查記錄,電梯、電氣、通風、供水、
消防等系統)
*土建施工記錄(地基處理記錄、結構安裝校正記錄、預應力構件施工記錄等)
*建(構)筑監測記錄構(建)筑的沉降、變形、防震、結構焊*縫探傷檢查記錄
*隱蔽工程的驗收記錄
*工程事故發生及處理記錄
*圖紙會審記錄、設計變更洽商和技術核定單
*項目的重要技術決定和文件
*驗收計劃和驗收會議紀要、驗收記錄、返修記錄、驗收總結報告
2、常規處理資料
*各部門工作(操作)規范,管理制度
*各部門工作記錄
*大、中、小修記錄
*項目分包合同等資料
*與客戶方來往信函、投訴及處理資料
*物業管理委托合同
*法律法規及政府有關文件
(二)物業管理檔案的建立
根據物業管理信息的內容,考慮到在實際工作中工作的連貫性和特殊性,便于各查閱、參考。擬按檔案資料的類型進行對檔案資料進行建立、分類、排列:
1、事務管理類
可以分成上級來文、外來文、計劃總結、各班組工作記錄、項目分包合同等資料、與客戶方來往信函、投訴及處理資料、物業管理委托合同、內部管理制度、項目主要活動記錄等。管理合同作為永久檔案給予保留,其余按年度進行排列。
2、工程管理類
建立工程圖紙檔案、設備檔案、設備保養維修記錄、設備運行記錄等。工程圖紙檔案、設備檔案等物業原始資料作為永久檔案給予保留。設備保養維修記錄、設備運行記錄等按年度排列。
三、物業檔案資料的管理
(一)檔案資料的收集
檔案資料的收集工作盡可能及時、完善、不遺漏。達到下列要求:
1、物業接管時全面掌握房屋建筑、附屬設備、公共設施、綠地綠化等物業基本情況。
2、維修更新時將維修更新后的物業變動情況注記在案。
(二)建立標準化的圖、檔、卡、冊、表
建立標準化的圖、檔、卡、冊、表,分類妥善保管。
1、圖包括房屋平面圖、主線路圖、管道走向圖、排污管道圖等。
2、檔在管理活動中形成的各類文字材料。包括:業主檔案、重要設備檔案等,其中業主檔案需要重點保存,絕密管理。
3、卡是指根據管理工作需要而制作的設備保養卡、維修記錄卡等。
4、冊是指為了提高管理效率而建立的工作手冊等。
5、表是指根據管理工作的需要而設立的各類表格。包括:房屋接管驗收記錄、客戶投訴記錄、服務洽商記錄,以及各類統計表格等。
(三)建立動態管理機制
