房屋租賃平臺鑰匙管理工作制度
資產管理部工作手冊文件
――房屋租賃平臺鑰匙管理工作制度
一、目的:
提高在管樓宇的公共及分戶鑰匙管理工作的質量,確保鑰匙的完整安全、標識清楚、分類保管、記錄齊全。
二、適用范圍:
適用于*資產管理區域內服務站各類鑰匙的管理工作。
三、職責:
1.片區經理負責在管樓宇各類鑰匙的移交與接收工作;
2.客服專員負責在管樓宇各類鑰匙的分類、標識更新、整理、借用與回收相關工作;
四、工作程序:
1.鑰匙接管、移交:
交接房屋時,片區經理驗收、核對、確認租戶入戶門、公共設施、設備等所有鑰匙,確認鑰匙的房號、編號、數量,并做好相應標識管理;
2.鑰匙整理與保管:
客服專員按樓號、房號來區分鑰匙管理,標清鑰匙樓號、房號等編碼并整齊有序地放置在相應鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上標簽,加以注明;
3.鑰匙的移交及盤點均需填寫《鑰匙盤點移交登記表》,由鑰匙移交人、接收人或盤點人簽名確認。
4.客服專員應對鑰匙柜內的標簽和鑰匙編號進行不定期檢查,如發現標簽、編號脫落或模糊不清時應及時更新。
5.鑰匙借用與歸還:
1)當其他部門因工作需要借用鑰匙時,客服專員應進行身份核實,然后指引其詳細填寫《鑰匙借用登記表》,并簽名確認;
2)鑰匙不允許向公司之外的其他單位或人員借用,如公司之外的其它單位或人員因工作確需使用鑰匙的,客服專員向相關部門核實情況后,由片區經理詳細填寫《鑰匙借用登記表》后簽名借用和歸還,片區經理在使用鑰匙過程中嚴禁將借用的鑰匙交與公司之外的其他單位或人員;
3)在辦理鑰匙歸還手續時,客服專員應認真核對鑰匙數量及匹配性,在對應的登記表中標注鑰匙退還日期,并在'接收人'一欄簽名確認,然后,按鑰匙棟號編碼整齊有序地放置在相應鑰匙柜的相應位置上;
6.已入住住戶在自愿情況下簽訂《住戶應急鑰匙托管聲明》后,可托管鑰匙用于緊急情況處理;已入住房屋的鑰匙非緊急情況或非入住客戶要求的情況下不允許外借;
7.片區經理借用于招租帶看的空置房屋鑰匙原則上當天借用當天歸還,最遲歸還時間不能超過次日;
8.配置部借用于翻新配置的空置房鑰匙最長借用時間不能超過七天,超過七天的需重新辦理續借手續;
9.其它借用的鑰匙必須當天借用當天歸還,如鑰匙借用人未如期歸還,客服專員必須及時向借用人催還鑰匙;對于催告后仍未按時歸還鑰匙的及時向相關部門負責人或上級領導匯報;
10.客服專員每天17:30-18:00認真核對《鑰匙借用登記表》相關記錄,檢查鑰匙的借還情況。發現借匙超時借用鑰匙的應及時致電借匙人或借匙部門要求其將鑰匙歸還,并做好相應記錄;
11.所有鑰匙一經借用,必須詳細填寫樓號、房號、數量、用途、借用人、聯系方式、借用日期于《鑰匙借用登記表》上,嚴禁缺項或漏填;
12.服務站所有鑰匙箱管理責任人為客服專員,日常必須保持上鎖狀態,除客服專員外任何人不得擅自從鑰匙箱內拿取鑰匙;客服專員每月月底前進行一次鑰匙盤點工作,確保《鑰匙盤點移交登記表》上鑰匙清單與鑰匙實際情況一致,確保鑰匙的完整和齊全;
13.服務站任何鑰匙一旦發生遺失,應及時向上級領導匯報,所丟失鑰匙的鎖具須填進行調換或換新處理,調換或換新處理的相關費用由鑰匙丟失的責任人承擔,公司視情節另行給予處罰處理;
14.資產管理部每周對鑰匙管理情況進行抽查,保證鑰匙齊全、完好,記錄齊全。鑰匙保管人員須做好鑰匙交接與盤點工作后才允許調動、離職。
五、相關記錄(表單):
1.zc-qr-032《鑰匙盤點移交登記表》
2.zc-qr-033《鑰匙借用登記表》
3.zc-qr-034《住戶應急鑰匙托管聲明》
六、支持文件
無
