某物業公司品質管理制度
物業公司品質管理制度
1.綜合管理體系文件增/補發的管理制度
根據綜合管理體系的要求,為了保證公司體系工作有序的開展,使管理體系文件得到有效的控制,特制定本辦法。
1.1.本辦法適用范圍:申請新增發文件或原有文件丟失、破損補發的情況
1.2.因工作需要增發文件時,由申領部門填寫《文件增/補發登記表》,經部門經理簽字,報主管領導審批后,報至公司品質管理部予以增發。
1.3.若文件使用人將文件丟失時,應重新申請補發,由申領部門填寫《文件增/補發登記表》,經部門經理簽字,報主管領導審批后,由公司品質管理部予以補發。
1.4.若文件發生嚴重破損而影響正常使用時,應將破損文件交回,申請補發新文件。
1.5.任何人未經批準不得擅自復制文件。
1.6.文件使用人應妥善的保管使用文件。
2.綜合管理體系文件編寫規定
2.1.編寫要求
1).綜合管理體系文件的所有規定應與公司的其他管理規定相協調,各級體系文件之間也要相互協調。
2).綜合管理體系文件編寫時力求'表達清楚、準確、全面、簡單扼要',實現唯一理解,不能針對某一事項有相互矛盾的不同文件同時出現和使用。
3).遵循'現場、現實、現物'的原則編寫各類文件。所有文件的規定都應保證在實際工作中能完全做到,一旦發現文件不適用(合),應立即報擬制部門或人員按規定程序修改。
2.2.文件編寫程序和格式
1).文件編寫流程圖
2).版面:一般采用a4豎版,便于保管和使用。
3).單行本的編制
i.單行本的內容應參照各中心相應的運作手冊編寫。
ii.單份工作規程一般沒有頁面,(如需頁面,參照1.5.2 3)的格式);單行本應增加一頁面、一目錄頁。
4).頁面
i.文件的內頁一般按公司統一規定使用紙張,文件的每頁均需有該文件的連續頁碼。
ii.品質管理部根據總經理批準的修訂意見,將全部受控的原綜合管理體系文件統一上收實施文字處理,并填寫綜合管理體系文件修改狀態表。綜合管理體系文件的更改與換版均采用換頁形式。對于修訂引起的增加頁采用后綴法標注頁碼,例如第5頁增為兩頁,標注為'第5-1頁'和'第5-2頁';對于減少頁,保持該頁格式和頁碼,并在首行注明'此頁為空頁'。
5).章節編號
i.文件章節編寫采用阿拉伯數字編排,如0;0.1;0.1.1;0.1.1.1……依次表示第一章;第一章第一節;第一章第一節第一條……。
ii.章節以下內容是并列關系時,可采用阿拉伯數字加半括號編排如a、b、c……表示。
iii.在a、b、c……中如仍需分段敘述,則用a、b、c……表示。
6).格式要求
i.綜合管理體系文件的編寫應按品質管理部規定的統一格式。
a.文件中所有文字均按照統一word模板要求。
b.運作手冊中流程圖中文字均為宋體5號字。
ii.所有綜合管理體系文件中所涉及的表格應按統一規定的字體、字號進行制作。
a.表格標題統一為黑體三號字加黑。
b.表格中的文字為宋體小四號字。
c.表格的受控號應位于表格頁角的右下方,為宋體五號字。
7).文件架構和內容
i.綜合管理手冊:按選定的標準描述綜合管理體系,章節與所依據的綜合管理體系標準的要素一一對應,其結構如下:
--目錄--范圍
--管理者代表任命書--引用文件
--管理方針批準令--術語及縮略語
--綜合管理手冊發布令--綜合管理體系要求
--前言
ii.程序文件:標題應說明開展活動的內容及其特點,一般由管理對象和業務特性兩部分組成。如'不合格品的控制程序',對象是'不合格品',業務特性是'控制程序',具體形式可參照下例:
1.0目的:一般簡要地說明為什么要開展這項活動(即描述為什么要制定此程序)。
2.0范圍:此程序適用于哪些范圍的活動,指出開展此項活動所涉及的有關部門、相關人員、產品等,必要時應說明禁止事項。
3.0職責:規定負責實施該項程序的部門或人員的責任和權限(包括哪個部門協調配合)。
4.0工作程序:按活動開展的順序一步一步地列出開展此項活動的具體步驟,明確規定5w1h:
why:要達到什么效果;
what:做什么;
who:由誰來執行:
when:在什么時候做;
where:在什么地方做;
how:具體怎樣做;
應采用的材料、設備、文件等;
如何進行控制(檢查):
應保留的記錄;
應注意的例外特殊情況。
(必要時輔以流程圖)
5.0相關/支持性文件:開展此項活動應形成的報告,必須應用的記錄、表格等,可附上表樣或只注明其編號和名稱。
iii.工作規程及部門運作手冊:是對程序文件的補充,編寫時應堅持'實際、有效'的原則,使其具有良好的可操作性,內容上應滿足5wih原則,可用不同方式組織,實施'唯一理解',表達出:
where:在那里使用這份文件;
who:什么樣的人使用該文件;
what:此項工作的名稱是什么;
why:此項工作的目的是什么;
when:在什么時候做;
how:如何按步驟完成作業。
iv.運作手冊總體結構
組織結構和人員編制
管理范圍 崗位職責 操作規程 規章制度/管理制度 質量記錄及表格
v.運作手冊中'操作規程'部分應包含
目的
范圍 職責 操作規程 相關文件 相關記錄
2.3.文件編號規定
各部門編寫的綜合管理體系文件在完成后,由文件管理員按照本規定的要求進行登記、編號,每一份文件只允許有唯一的一個編號。
1).公司與各中心代號
**局物業管理有限公司--zg
--物業管理中心--hh
國際金融物業管理中心--jr
dd大廈物業管理中心--k*
ff大廈物業管理中心--hs
2).部門名稱與部門代號
公司內各部門代號從該部門名稱中取兩個漢語拼音字母來表示:
3).北京公司
工程事務部--bgs財務部--bcw
質量管理部--bzg行政與人力資源部--b*r
發展策劃部--bfz保潔中心--bbj
物配中心--bwp
4).物管中心
物管部--wg行政人事部--*r
工程部--gc安保部--ab
2.4.體系文件編號方法
1).《綜合管理手冊》的編號表達形式如下圖所示:
cmpmc-bj / zh-□
版本號(如a、b)
綜合管理手冊拼音縮寫
北京招商局物管公司英文縮寫
2).《程序文件》的編號表達形式如下圖所示:
c*4.□□-□-□□
要素內程序文件序號
版本號(如a、b)
目錄號(如4.1、4.2)
程序文件拼音縮寫
3).《運作手冊》的編號表達形式如下圖所示:
yz-□/□□-□□
部門拼音縮寫(如wg、gc)
各中心拼音縮寫(如jr、hh)
版本號(如a、b)
運作手冊拼音縮寫
4).《應急防護手冊》編號表達形式如下圖所示:
yj-□/□□
各中心拼音縮寫(如jr、hh)
版本號(如a、b)
應急防護手冊拼音縮寫
5).單行本編號原則
d*-□/□□-□□-□□
序號(必要時使用)
部門拼音縮寫(如wg、gc)(必要時使用)
公司/各中心拼音縮寫(如jr、hh)
版本號(如a、b)
單行本拼音縮寫
2.5.記錄表格的編號方法
1).程序文件表格編號方法:
c*4.□□-□-f□□-□
修改狀態
該程序的表格順序號
程序序號
目錄號
程序文件拼音縮寫
2).運作手冊表格編號方法:
yz-□□/□□-f□□-□
修改狀態
表格順序號
部門拼音縮寫
各中心拼音縮寫
運作手冊拼音縮寫
3).應急防護手冊表格編號方法:
yj-□□/-f□□-□
修改狀態
表格順序號
各中心拼音縮寫
應急防護手冊拼音縮寫
2.6.受控號編號原則
1).文件序號:
用阿拉伯數字表示:1代表綜合管理手冊;2代表程序文件;3代表運作手冊;4代表應急防護手冊;5代表單行本。
2).公司及各中心序號
用阿拉伯數字表示:1代表公司;2代表金融;3代表航華;4代表華商;5代表凱旋
3).部門序號
i.公司:1為行政人事部、2為品質管理部、3為工程事務部、4為財務部、5為發展策劃部、6為保潔中心、7為物配中心。
ii.中心:1為行政人事部、2為物業管理部、3為工程部、4為安保部、5為財務部。
4).受控號編寫方法如圖所示:
□□□□0□
受控序號
部門序號
公司/中心序號
版本號
文件序號
3.6.記錄表格
yz-zg/bzg-f01-01《文件增/補發登記表》
c*4.2.3-01-f01-01《文件發放(回收)登記表》
c*4.2.3-01-f03-01《文件更改申請表》
c*4.2.3-01-f07-01《文件銷毀審批表》
c*7.3-02-f02-02《服務質量檢查表》
c*8.2-02-f01-01《審核實施計劃》
c*8.2-02-f02-01《內審檢查表》
c*8.2-02-f04-01《內部管理體系審核報告》
