建材城商業公司信息管理制度
裝飾城商業公司信息管理制度
第一章 總則
第一條 為了加強公司的信息管理工作,根據《xx集團(籌)公司的整體發展規劃》的要求,結合信息工作的特點,制定本制度。
第二條 信息管理就是利用先進的網絡技術手段,規范信息工作的流程,提高信息工作的質量,更好地為公司高層管理人員提供準確、及時、有效的信息。
第三條 信息管理包括:信息部門的人員設置及職能,信息的收集、整理和加工,信息的發布,信息的保存、保密及信息工作的監督考核。
第四條 公司的信息工作及相關的工作人員應遵守本制度。
第二章 信息部門的人員設置及職能
第五條 公司設置專門的信息部門負責信息的管理工作。
信息部經理
/信息管理員--信息收集信息錄入 信息監督管理
/技術支持員--軟件開發硬件網絡維護 局域網應用推廣
第六條 信息部門的工作內容包括:
(一)負責內部信息管理系統的權限控制和分配;各部門須上傳的資料信息內容的任務分解(詳見附件一);
(二)建立行業內及相關行業的信息網絡,不定期地收集、整理同行業中周邊市場及客戶的信息;
(三)負責監督、催促各部門信息的及時上傳,并進行相應考核及相關的投訴管理;
(四)負責分期完善和擴展系統的功能模塊,培訓公司員工對系統操作的使用。
第三章 信息的收集、整理和加工
第七條 信息的收集、整理和加工應遵循準確、實用、精煉的原則。
第八條 對信息收集、整理和加工的范圍由信息部門負責分派,并做好相關部門的交流、協調工作。
第九條 內部信息應根據公司分配的工作任務和權限對信息進行主動收集、整理、加工。必要時,信息的收集、整理和加工要向信息的經辦人催辦。
第十條 內部信息的提供者應按時、準確、完整地按系統的要求準備信息材料,相關責任人將收到的材料進行分類、整理、提煉,并及時在內部管理信息系統上反應出來以滿足公司管理的需要。
第十一條 周邊市場客戶信息的收集應建立廣泛的信息渠道(包括網上信息、行業報刊、雜志、廣告等),動員公司全體員工參與,統一匯總到信息管理人員整理。
第十二條 客戶信息應通過各種正當的方式收集信息,不得采用欺騙或其它不正當的方式獲取信息。
第四章 信息的發布
第十三條 信息部門對信息的發布應及時、客觀,以滿足相關人員的需要為原則。
第十四條 信息部門根據實際情況按實時、定期和不定期地發布有關信息。
第十五條 實時信息的內容包括各個商場的攤位、商家、合同、監章、收支款項;公司文件、公告、通知;其它對公司經營產生重大影響的突發事件等。
第十六條 每日信息的內容包括:
(一)攤位信息
1.新增攤位:新增面積帶來的攤位數量增加,平面圖由技術支持人員制作。
2.攤位分割:總面積不變的攤位數量增加,平面圖由技術支持人員制作。
3.攤位合并:總面積不變的攤位數量減少,平面圖由技術支持人員制作。
4.攤位號變更:編號更改之后須重新調整面積。
5.入駐新商家:如實填寫商家資料和合同信息。
6.合同續簽:可直接填寫合同信息。
7.合同中止:合同未到期,但無法履行。
(二)監章信息
1.新增記錄:家裝公司承接的工程所辦理的監章。
2.監理意見:工程完工后的鑒定意見。
3.反饋意見:客戶跟蹤反饋信息。
(三)收支管理
1.收支申報:按計劃或預計進行的收入和支出向財務部申報。
2.收支記錄:按實際收到或報銷進行登記。
第十七條 定期更新的信息
(一)策劃方案:根據策劃部門的計劃,擬訂的策劃案、炒作文章和廣告。
(二)工作計劃:各個部門每月制定的工作任務。
(三)績效考評:根據各部門的工作總結進行評價和簽署意見。
第十八條 不定期更新的信息
(一)文檔管理:對文件、制度、合同、函件等資料的分類管理。
(二)客戶管理:客戶資料、跟蹤反饋信息、市場調查報告。
(三)人事檔案:新增員工、員工調動、減員。
(四)固定資產的清理登記。
第十九條 企業公眾網站階段性的更新
(一)企業宣傳:公司介紹、企業文化、新聞動態等資料。
(二)網上招商:市場分析、招商細則。
(三)網上招聘:人才儲備。
(四)其它一些專題。
第二十條 信息部門發布信息可通過信息發布系統、網頁、電子郵件等方式。
第二十一條 信息發布可根據信息的保密程度分為共享、部分共享、不共享信息,由公司領導統一制定。
第五章 信息的保存、保密
第二十二條 信息保存應遵循準確、完整、分類保存、便于查閱原則。
第二十三條 所有的信息全部錄入內部信息管理系統。同時由信息部技術人員采用硬盤方式備份保存。
第二十四條 信息部門應做好信息管理系統的日常維護和檢查工作。
第二十五條 信息部門在發布不宜公開的資料時應遵循保密制度,實行專項信息專項發送。
第六章 信息工作的監督考核
第二十六條 信息部門應定期對各信息崗位的工作質量進行考評。考評內容包括:搜集資料是否全面、信息傳遞是否及時、資料保存是否完整等。
第二十七條 信息崗位的考核標準:各部門信息上傳負責人若不按時上傳部門信息,經信息管理員催促提醒仍不及時上傳者,扣2分;上傳部門信息不真實、弄虛作假者一經查實扣2分;因不及時上傳部門信息給相關部門和上級工作造成不良影響者扣2分。
第二十八條 上述考核扣分將由信息管理員備案于月末傳交至人事行政部,人事行政部將在此人月末業績考評分中直接扣除(見附件二)。
第七章 附則
第二十九條 本制度由公司信息部負責解釋。
第三十條 本制度自發布之日起實行。
人事行政部
