供應商管理規(guī)章制度
供應商管理規(guī)章
1.總則
1.1制定目的
為規(guī)范供應商管理,提高經營合理化水準,特制定本規(guī)章。
1.2適用范圍
凡本公司之供應商管理,除另有規(guī)定外,悉依本規(guī)章辦理。
1.3權責單位
(1)采購部負責本規(guī)章制定、修改、廢止起草工作。
(2)總經理負責本規(guī)章制定、修改、廢止之核準。
2.供應商管理規(guī)定
2.1供應商開發(fā)
供應商開發(fā)程序如下:
(1)供應商資訊收集。
(2)供應商基本資料表填寫。
(3)供應商接洽。
(4)供應商問卷調查。
(5)樣品鑒定。
(6)提出供應商調查申請。
2.2供應商調查
供應商調查程序如下:
(1)組成供應商調查小組。
(2)分別對供應商之價格、品質、技術、生產管理作評核。
(3)列入合格供應商名列。
2.3訂購、采購
訂購、采購程序如下:
(1)請購。
(2)詢價。
(3)比價。
(4)議價。
(5)定價。
(6)訂購。
(7)交貨。
(8)驗收。
2.4供應商評鑒
供應商評鑒程序如下:
(1)每月對供應商就品質、交期、價格、服務等項目作評鑒。
(2)每半年進行一次總評。
(3)列出各供應商之評鑒等級。
(4)依規(guī)定獎懲。
2.5供應商復查
(1)每年對合格供應商進行一次復查。
(2)復查流程同供應商調查。
(3)有重大品質、交期、價格、服務等問題時,隨時可以作供應商復查。
2.6供應商輔導
(1)對c等以下之供應商采取必要的輔導。
(2)不合格供應商應予除名。
(3)不合格供應商欲重新向本公司供貨,應予輔導及重新作調查評核。
2.7供應商獎懲
2.7.1獎勵方式
對優(yōu)秀之供應商有下列獎勵方式:
(1)a等供應商,可優(yōu)先取得交易機會。
(2)a等供應商,可優(yōu)先支付貨款或縮短票期。
(3)a等供應商,可獲得品質免檢或放寬檢驗。
(4)對價格合理化及提案改善,品質管理、生技改善推行成果顯著者,另行獎勵。
(5)a、b、c等供應商,可參加本公司舉辦之各項訓練與研習活動。
(6)a等供應商,年終可獲公司“優(yōu)秀供應商”獎勵。
2.7.2懲處方式
(1)凡因供應商品質不良或交期延誤而造成之損失,由供應商負責賠償。
(2)c等、d等之供應商,應接受訂單減量、各項稽查及改善輔導措施。
(3)e等供應商即予停止交易。
(4)d等供應商三個月內未能達到c等以上供應商之標準,視同e等供應商,予以停止交易。
(5)因上述原因停止交易之供應商,如欲恢復交易,需接受重新調查評核,并采用逐步加量之方式交易。
(6)信譽不佳之供應商酌情作延期付款之懲處。
標準的采購流程可以劃分為戰(zhàn)略采購和訂單協(xié)調兩個環(huán)節(jié),戰(zhàn)略采購包括供應商的開發(fā)和管理,訂單協(xié)調則主要負責材料采購計劃,重復訂單以及交貨付款方面的事務。
統(tǒng)一標準的供應商情況登記表,來管理供應商提供的信息。這些信息應包括:供應商的注冊地、注冊資金、主要股東結構、生產場地、設備、人員、主要產品、主要客戶、生產能力等。通過分析這些信息,可以評估其工藝能力、供應的穩(wěn)定性、資源的可靠性
,以及其綜合競爭能力。
在供應商審核完成后,對合格供應商發(fā)出詢價文件,一般包括圖紙和規(guī)格、樣品、數量、大致采購周期、要求交付日期等細節(jié),并要求供應商在指定的日期內完成報價。在收到報價后,要對其條款仔細分析,對其中的疑問要徹底澄清,而且要求用書面方式作為記錄,包括傳真,電子郵件等。
后續(xù)工作是報價分析,報價中包含有大量的信息,如果可能的話,要求供應商進行成本清單報價,要求其列出材料成本、人工、管理費用等,并將利潤率明示。比較不同供應商的報價,你會對其合理性有初步的了解。
:申請人按“申購程序”提出申請,經本部門經理審查簽批后,交供應部經理,,進入“尋價比價程序”。
b:供應部經理按資金使用情況,經“尋價比價程序”后,轉交財務部,進入“采購申請申查程序”。
c:財務部有關人員分別進行成本、利潤核算、出納備款審核后,決定簽批,報總經理批準后,進入“采購程序”。
c1:在財務部審核后決定簽否的情況下,將資料退回申請部門,申請部門視情況進入“堅持申請采購程序”或放棄申請。
c2:經過“堅持申請采購程序”后,報總經理審核,如總經理簽批,進入“采購程序”;如總經理簽否,仍退回申請部門,由部門經理放棄申請,用其他方法解決。
d:進入“采購程序”后,由供應部經理根據采購屬于屬長期及大宗情況,進入“合同簽定及審核程序”;若屬小額采購,則由供貨商處直接采購。
e:進入“合同簽定及審核程序”,由供應部根據供貨商提供的資料,形成合同文本,交財務部進行成本利潤分析,財務部審核簽批后,報總經理,簽批后交供應部簽定合同并執(zhí)行,進入“收貨程序”;若財務部及總經理審核后淺否,退還供應部與供貨商重新談判。
f:收貨人員按“收貨程序”檢驗所購物品,如不合格,進入“退貨程序”
g:收貨人員按“收貨程序”檢驗所購物品合格,進入“入庫程序”和“結算環(huán)節(jié)”。
g1:進入“入庫程序”后,通知申請部門,可以進入“使用、銷售環(huán)節(jié)”。
