熱電公司合同管理辦法
1目的與適用范圍
1.1目的
為規范合同管理工作,避免和減少因合同管理不當造成的損失,根據國家有關法律、法規和《國家電力公司合同管理辦法》《新疆電力公司合同管理辦法》的規定,結合昌吉熱電有限責任公司實際情況,制訂本規定。
1.2適用范圍
本規定適用于昌吉熱電有限責任公司本部及公司所管單位。
昌吉熱電有限責任公司的所管單位經公司授權后,可在授權范圍內對外簽定合同。
2術語
本規定所稱合同,包括昌吉熱電有限責任公司及其所管單位簽訂的合同。
合同是指平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。
3職責
3.1昌吉熱電有限責任公司的經營企劃部為合同的管理機構。
經營企劃部負責對合同管理工作進行規范、指導、監督、檢查。
3.2合同管理機構的主要職責:
3.2.1制定具體的合同管理制度;
3.2.2承擔直接管理的有關業務工作;
3.2.3審查合同,防止不完善或不合法的合同出現;
3.2.4監督、檢查有關部門簽定、履行合同的情況,并定期向本單位負責人匯報;
3.2.5代表本企業參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟活動;
3.3合同管理機構直接管理的合同業務:
3.3.1授權委托書的管理;
3.3.2建立合同管理臺帳及統計報表;
3.3.3對起草和審核的合同進行歸檔;
3.3.4宣傳合同法律知識,培訓合同業務人員;
4工作程序
4.1承辦人制度
每一件合同須由法定代表人或業務機構確定一主要承辦人。
承辦人不得是臨時性借調人員。
承辦人應對自商約起至合同履行完畢全過程負責,期間出現的任何與合同有關的問題須及時與有關部門及法律機構進行協商報告,并以承辦人為主進行解決。
承辦人的主要職責;
a)代理企業在授權范圍內簽定、變更、解除合同;
b)提請有關方面審查其經辦的合同;
c)檢查所簽定合同的履行情況;
d)及時向合同管理人員通報合同在履行中發生的重大問題,提出解決問題的意見和建議;
e)保管合同文本及與履行、變更、解除合同有關的文件,及時交送合同管理人員歸檔;
4.2合同的審查與簽定
4.2.1合同的簽定必須要有合同審批會簽單、廉政責任協議書。合同除及時清結者外,一律采用書面形式。電力行業有標準或示范文本的,應當優先適用。
計劃單、調拔單、任務單(書)等一類的文件可以做為合同的組成部分,但不得以其替代合同。
4.2.2合同的語言應嚴謹、簡練、準確。
合同中的術語、特有詞匯、重要概念應設專款解釋。
合同中涉及數字、日期時須注明是否包含本數。
4.2.3法定代表人授權委托代理人簽訂合同時,必須簽署授權委托書。
授權委托書須明確委托權限和期限。禁止使用“全權代理”一類的文字。
涉及下列合同時,須每次單獨一次性特別授權:
a)擔保合同;
b)投資合同、股東協議、出資協議;
c)資產租賃、轉讓、出售、收購合同;
d)電力項目利用外資合同;
e)企業合并、兼并、聯營合同;
4.2.4供應部、昌能公司在得到授權,經主管部門領導簽字審核后,可以簽定
金額為五萬元以下的合同。簽定完畢后應交經營企劃部存檔.
4.2.5合同簽定之前,承辦人應將合同草案與合同有關的證明材料提請本業務部門、財務部門、審計部門、合同管理部門順序審核后,報送法定代表人簽定合同。合同簽定前承辦人必須按照合同審批會簽單上所類程序依次審批,金額為五萬元以上的應預先交經營企劃部審核,再依次會簽。
業務機構、財務機構、審計機構、法律機構在審查合同草案時,可根據需要,要求承辦人提供與合同有關的補充證明材料。
業務、財務、審計及法律機構應對審核的合同出具意見書。意見書必須有有關審核機構負責人及具體審核人員的簽章。對不具備各審核機構審核意見書的合同草案,法定代表人可以拒絕簽署。
審核意見應明確、具體、禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言,一旦使用,視為對合同草案的否定。
4.2.5業務機構對合同審核的內容包括但不限于:
1、合同的經濟性:
a).市場需求情況屬實;
b).市場需求預測可靠、合理;
c).投入產出核算經濟、準確。
2、合同的技術性:
a).工程技術依據真實、可靠;
b).技術措施完備、可行;
c).技術標準、參數科學、真實、可行。
3、合同的可行性:
a).整體項目技術具有可靠性;
b).經濟效益或社會效益具有真實性;
c).資產、資金使用效果的財務可行性;
d).具有可操作性。
4、合同的安全性:
a).涉及的知識產權已采取相應的保護或限制措施。
b).無損本公司商譽、商業秘密及其他利益。
5、業務機構認為必須審核的其他內容;
4.2.6審計機構、財務機構對合同的審核內容包括但不限于:
1、資金、資產的合法性:
a).資金來源合法,資產的所有權明確、合法;
b).資金使用和資產動用的審批手續合法;
c).資金、資產的用途及使用方式合法;
2、價款、酬金和結算的合理、合法性:
a).價款、酬金的確定正確合理、合法;
b).資金結算、酬金支付方式明確、具體、合法;
c).與資金、資產等有關的其他事項。
3、索賠條款的合法性。
4、審計機構、財務機構認為需審核的其他內容。
4.2.7:合同管理機構機構對合同的審核內容包括但不限于:
1、合法性:
a).主體合法,簽約各方具有簽約的權利能力和行為能力;
b).內容合法,簽約各方意思表示真實、有效,無悖法律、法規政策及計劃,無規避法律行為,無顯失公平內容;
c).形式合法;
d).簽約程序合法。
2、嚴密性:
a).條款齊備、完整;
b).文字清楚準確;
c).設定的權利、義務具體、準確;
d).相應手續完備;
e).相關附件完備;
f).附加條件適當、合法。
3、可行性:
a).資信可靠,有履約能力;
b).擔保方式切實、可靠。
4、索賠條款的合法性。
5、合同承辦形式審核:
a).承辦人無誤;
b).符合規定程序;
c).合同文本文字無誤,正副本及附件份數齊備。
6、法律機構認為需審核的其他內容。
4.2.8昌吉熱電有限責任公司采用合同專用章制度,制定合同專用章保管、使用辦法。
4.2.9審計、監察部門根據其職責范圍對合同簽訂程序、履行情況及履行結果進行監督。
4.2.10承辦人向有關機構提交合同草案時,應預留1—3(含本數)完整工作日供其審核,具體時間由承辦人與有關機構協商。
各審核機構遇特殊情況需延長審核時間時,應向承辦人申明并征得同意,且延長后累計審核時間最長不得超過7個(含本數)完整工作。涉外合同的審核時限累計最長不應超過15個(含本數)工作日。
4.2.11各審核機構在審核合同草案時,發現重大錯誤、遺漏、不妥時,應在審核意見書中予以明確并提出修改意見,需要退改時,應連同全部文件退還承辦人。
承辦人修改之后應重新申請審核,審核期限重新計算。各審核機構須及時地提出審核意見,不得拖延。
合同管理機構結束審核后,應將法律意見書、其他審核機構意見書連同草案退還合同承辦人,由合同承辦人報送法定代表人審核簽署。
4.2.12法定代表人根據各審核機構及法律機構的審核意見書,決定是否簽約。決定簽約時,應在全部文本上以同一形式簽字;決定不予簽約時,應以書面形式明示意見。
4.2.13合同管理機構參加重大合同的談判和起草工作,參與企業的合并、分立、破產、投資等涉及企業權益的重要經濟活動,處理有關法律事務。
4.2.14昌吉熱電有限責任公司的各職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同,如因業務需要,必須要以有關職能部門名義對外簽訂合同時,應由本單位法定代表人書面授權。
4.2.15承辦人應對其提供的材料的真實性負責。
4.2.16任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業、技術秘密。
4.3合同的履行
4.3.1合同正式生效前,不得實際履行合同。
4.3.2任何人發現對方不履行或不全面、不適當履行合同時,應立即通告承辦人,承辦人應在法定或約定期內以法定或約定方式向對方提出異議。異議文件須經法律人員審核,并報法律機構備案。
4.4合同的變更和解除
4.4.1合同變更與解除需先由承辦人向經營企劃部提交審核,再經主管部門領導簽字,最后蓋章附原件存檔。
4.4.2合同發生糾紛時,承辦人應及時通知有關機構和人員,并報法律機構備案,同時應迅速收集下列有關證據。
(a)合同文本、包括附件、變更或解除的協議、有關電報、信函、圖表,視聽材料等;
(b)有關票據、票證;
(c)質量標準的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結果等;
(d)證人證言;
(e)其他有關材料。
4.4.3合同發生糾紛后,承辦人須及時將糾紛及處理情況報法律機構備案。
4.4.4仲裁或訴訟解決糾紛時,承辦人應向法律機構確定代理人、訴訟方案,并向法定代表人報告。
4.4.5調解書、協議書、裁決書、判決書應與合同一并由合同管理機構歸檔,副本或復印本可交承辦人、有關機構或人員使用。
4.4.6合同管理機構和業務機構應在各自管理權限內對合同建立檔案,并對文本妥善保管。承辦人按照合同審批會簽單的順序簽完后,蓋章,交經營企劃部存檔。存檔必須為合同及合同審批會簽單、廉政責任協議書的原件
合同檔案內容包括:
(a)合同文本及份數、各文本存置記錄;
(b)承辦人登記;
(c)合同附件、審查意見書及其他有關文件;
(d)履行情況記載;
(e)糾紛或爭議的處理情況記載及有關材料。
4.4.7對方不履行生效協議、裁決、判決時,承辦人應及時向法律機構并經法定代表人同意,向人民法院申請強制執行。
4.5檢查與獎懲
4.5.1昌吉熱電有限責任公司經營企劃部對昌吉熱電有限責任公司及所管單位的合同管理工作實施監督與指導。
4.5.2在合同簽訂管理工作中作出成績者及避免或挽回經濟損失者予以表彰或獎勵。
4.5.3有下列情形之一,情節嚴重造成重大經濟損失的,對責任人予以通報批評或行政處分;構成犯罪的由司法機關追究刑事責任。
(a)不按本規定規定簽訂合同的;
(b)簽訂有重大缺陷或無效合同的;
(c)審核人員無正當理由延誤審核的;
(d)承辦人、審核人員因疏忽未審出合同重大缺陷的;
(e)未依法律和本規定規定變更或解除合同的;
(f)丟失合同文本及相關文件的;
(h)提供虛假資料的;
(i)未按規定進行授權或轉委托的;
(j)發生糾紛后,隱瞞或不及時向有關機構匯報或不及時采取措施的;
(k)有關法律性文件未經審核的;
(l)應當或可以追究對方違約責任而擅自放棄的;
(m)在合同簽訂或履行當中,與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的;
(n)泄漏合同意向、商業秘密或有關機密的;
(o)使用非法手段簽訂合同的;
(p)沒有代理權或超越代理權簽約的;
4.5.4利用合同進行犯罪活動的,由司法部門追究刑事責任。
4.6附則
4.6.1:本規定自發布之日起生效,此前昌吉熱電有限責任公司有關文件與本規定相抵觸者自動失效。
4.6.2昌吉熱電有限責任公司所管單位可根據本規定,制訂本單位具體管理辦法,并向昌吉熱電有限責任公司備案。
4.6.3本規定由昌吉熱電有限責任公司經營企劃部負責解釋。
