第1篇 某某物業(yè)公司物料管理規(guī)定
某物業(yè)公司物料管理規(guī)定
1.0 目的
規(guī)范公司所用物料申購(gòu)、倉(cāng)管、領(lǐng)用、統(tǒng)計(jì)等一系列工作,確保所耗物料安全;各項(xiàng)管理有序;合理控制物料使用;減少非正常清耗和物料相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作。
2.0 適用范圍
物業(yè)公司下屬各單位的物料管理工作。
3.0 概念
3.1 物料管理員:指各單位倉(cāng)管員或負(fù)責(zé)物料管理工作責(zé)任人,負(fù)責(zé)物料申購(gòu)統(tǒng)計(jì)、下單、跟蹤、收驗(yàn)貨、倉(cāng)管、入倉(cāng)、出倉(cāng)、盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2 物料管理結(jié)算周期:物料管理結(jié)算周期是指上月的21日至本月20日。
4.0 職責(zé)
4.1 物料使用部門負(fù)責(zé)20日前向物料管理員遞交《物料申購(gòu)計(jì)劃表》申購(gòu)所需物料,逾期未遞交申計(jì)劃所造成的后果由責(zé)任部門自行負(fù)責(zé)。
4.2 物料管理員負(fù)責(zé)物料申購(gòu)統(tǒng)計(jì)、下單、跟蹤、收驗(yàn)貨、倉(cāng)管、入倉(cāng)、出倉(cāng)、盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等工作。
4.3 公司財(cái)務(wù)中心物業(yè)會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)各單位物料的核算。
4.4 項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查物料管理員按公司規(guī)定做好物料管理工作。
4.5 公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)協(xié)助項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人指導(dǎo)物料管理員做好物料管理工作,并不定期抽查執(zhí)行情況。
5.0 程序要點(diǎn)
5.1 庫(kù)存物料的限額標(biāo)準(zhǔn)
5.1.1 日常消耗物料的庫(kù)存限額:
1) 一般為每月平均消耗量的兩倍;
2) 特殊情況另行處理。
5.1.2 常備的零件物料的庫(kù)存限額:
1) 一般為每月平均消耗量的3倍;
2) 特殊情況另行處理。
5.2 物料采購(gòu)的申請(qǐng)
5.2.1 物料需求部門在20日前向物料管理員遞交本部門《物料申購(gòu)計(jì)劃表》,并在23日前向物料管理員遞交本部門《庫(kù)存物料盤點(diǎn)表》和本部門本物料管理結(jié)算周期《物料消耗記錄》。
5.2.2 對(duì)于特殊需求的物料,申購(gòu)部門需提供詳盡的規(guī)格型號(hào)、圖片或供應(yīng)商等資料,如有需要還應(yīng)提供實(shí)物樣本。
5.2.3物料管理員在收到申請(qǐng)部門遞交的《物料申購(gòu)計(jì)劃表》后,根據(jù)以往該部門領(lǐng)用物
料記錄對(duì)該部門的申請(qǐng)計(jì)劃進(jìn)行審核,發(fā)現(xiàn)異常立即了解原由,如有需要應(yīng)檢查該部門物料使用記錄和實(shí)物庫(kù)存情況。
5.2.4 當(dāng)倉(cāng)庫(kù)物料低于規(guī)定的庫(kù)存限額時(shí),應(yīng)在本物料管理結(jié)算周期結(jié)束后及時(shí)填制所需物料的采購(gòu)計(jì)劃。
5.2.5 物料的申購(gòu)應(yīng)有計(jì)劃和預(yù)見(jiàn)性,在一般情況下每月25日后公司不再受理各單位遞交的物料申購(gòu)申請(qǐng)。
5.2.6 因特殊原因需臨時(shí)申購(gòu)的零星、應(yīng)急物料由使用部門填寫《零星/應(yīng)急物料申購(gòu)表》遞物料管理員審核,經(jīng)項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人和區(qū)域主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后遞物業(yè)總部。
5.2.4 每月23日前匯總各部門《物料申購(gòu)計(jì)劃表》,結(jié)合庫(kù)存情況編制本單位下月物料申購(gòu)計(jì)劃,并遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人審核,區(qū)域負(fù)責(zé)人審批。
1)項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人依據(jù)下列內(nèi)容審核:
a 倉(cāng)庫(kù)實(shí)際庫(kù)存量;
b 當(dāng)月實(shí)際消耗量;
c 庫(kù)存物料的限額標(biāo)準(zhǔn);
d 下月預(yù)計(jì)消耗量;
e 下月資金預(yù)算。
2)區(qū)域主管負(fù)責(zé)人審批:
a 采購(gòu)計(jì)劃不合理的,應(yīng)及時(shí)予以調(diào)整申購(gòu)計(jì)劃;
b 采購(gòu)計(jì)劃合理的,區(qū)域負(fù)責(zé)人應(yīng)在審批欄內(nèi)簽署姓名、日期。
5.2.9 物業(yè)總部行政助理在每月25日前收齊各各單位遞交采購(gòu)申請(qǐng)后遞公司總經(jīng)理審閱批示。
5.2.10總部行政助理在28日前將經(jīng)總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)的《物料申購(gòu)計(jì)劃表》集中后交集團(tuán)采購(gòu)部。
5.3 申購(gòu)跟進(jìn)
5.3.1 申請(qǐng)計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn),由物料管理員負(fù)責(zé)與集團(tuán)采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟進(jìn)本項(xiàng)目采購(gòu)工作采購(gòu)員聯(lián)系,對(duì)于特殊物料加以說(shuō)明以避免購(gòu)買錯(cuò)誤,并跟蹤購(gòu)買效率是否能達(dá)到使用單位要求。
5.3.2 特殊物料,物料管理員應(yīng)提醒申購(gòu)部門主動(dòng)與采取部采購(gòu)員聯(lián)系。
5.3 物料的入倉(cāng)程序
5.3.1 物料的入倉(cāng)程序:
1) 物料管理員應(yīng)按照《物料驗(yàn)收管理規(guī)定》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收;
2) 經(jīng)驗(yàn)收合格的物料,將送貨單據(jù)進(jìn)行復(fù)印,開(kāi)具《進(jìn)倉(cāng)單》,并將物料分類存放;
3) 根據(jù)當(dāng)天的物料送貨單、《進(jìn)倉(cāng)單》、《領(lǐng)料單》,當(dāng)日在《進(jìn)銷存賬》上做好物料明細(xì)帳,并在《物料申購(gòu)收貨記錄》上做好收貨記錄;
4) 物料管理員應(yīng)在每日下班前,將《進(jìn)倉(cāng)單》、物料送貨單和《領(lǐng)料單》匯總整理好后存檔,作為本物料管理結(jié)算周期物料統(tǒng)計(jì)和費(fèi)用核算依據(jù)之一。
5.3.2 退回物料的入倉(cāng)程序:
1) 相關(guān)人員將未使用完的物料送到倉(cāng)庫(kù)。
2) 物料管理員應(yīng)根據(jù)核查結(jié)果,按照《物料驗(yàn)收管理規(guī)定》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收。
a)合格品,填寫《進(jìn)倉(cāng)單》,在說(shuō)明欄內(nèi)填寫'退回物料'字樣,存入合格品存放區(qū)內(nèi);
b)不合格品,填寫《不合格品處理表》后存放在不合格品區(qū)等待處理。
3) 物料管理員應(yīng)在每日下班前,根據(jù)《進(jìn)倉(cāng)單》在《進(jìn)銷存賬》賬簿上登記倉(cāng)庫(kù)物料明細(xì)賬,并將《進(jìn)倉(cāng)單》匯總后存檔。
5.3.4 設(shè)備工具的入倉(cāng)程序:
1) 新采購(gòu)的工具按物料的入倉(cāng)程序執(zhí)行。
2) 以舊換新的設(shè)備工具入倉(cāng)程序:
a) 經(jīng)辦人應(yīng)憑其所在各部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)的《工具領(lǐng)用記錄》到倉(cāng)庫(kù)辦理舊工具入倉(cāng)手續(xù);
b) 物料管理員經(jīng)檢查無(wú)誤后予以辦理入倉(cāng)手續(xù),同時(shí)在《工具領(lǐng)用記錄》上簽名確認(rèn)。
c)填寫《入倉(cāng)單》將舊工具辦理入倉(cāng)手續(xù),不能使用的填寫《不合格品處理表》后存放在不合格品區(qū)等待處理。
d)新領(lǐng)出的工具按出倉(cāng)程序填寫《領(lǐng)料單》辦理工具領(lǐng)出手續(xù),同時(shí)在《工具領(lǐng)用記錄》上簽名確認(rèn)。
3)退還的設(shè)備工具入倉(cāng)程序:
a)物料管理員根據(jù)使用人的《工具領(lǐng)用記錄》或《工具借領(lǐng)單》上的項(xiàng)目,逐項(xiàng)清點(diǎn)退還工具,并填寫《入倉(cāng)單》將舊工具辦理入倉(cāng)手續(xù),
b)物料管理員按照《物料驗(yàn)收管理規(guī)定》中的相關(guān)規(guī)定對(duì)退回的設(shè)備工具進(jìn)行驗(yàn)收。
5.4 倉(cāng)庫(kù)物料的存放管理
5.4.1 物料存放倉(cāng)庫(kù)的自然條件:
1) 有通風(fēng)設(shè)備;
2) 光線充足;
3) 面積寬敞。
5.4.2 倉(cāng)庫(kù)物料的存放分類:
1) 易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物料;
2) 吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物料;
3) 常用工具、材料和配件等;
4) 易碎、易損物料;
5) 食品類。
5.4.3 物料存放倉(cāng)庫(kù)的區(qū)域劃分:
1) 合格物料存放區(qū);
2) 不合格物料存放區(qū);
3) 待檢物料存放區(qū)。
5.4.4 倉(cāng)庫(kù)區(qū)域劃分的方法:
1) 在貨架上標(biāo)識(shí)并隔離;
2) 劃線掛標(biāo)牌。
5.4.5 倉(cāng)庫(kù)物料的存放要求:
1) 易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物料應(yīng)單獨(dú)設(shè)置倉(cāng)庫(kù)存放,存放時(shí)應(yīng)注意:
a)周圍無(wú)明火、遠(yuǎn)離熱源;
b)擺放在地下;
c)配備滅火器;
d)保持包裝完好;
e)庫(kù)房結(jié)構(gòu)堅(jiān)固,門窗封閉牢固;
f)庫(kù)房門內(nèi)開(kāi)。
2) 吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物料存放時(shí):
a)用經(jīng)過(guò)防火處理的貨架處置;
b)放在干燥的地上或貨架上;
c)配備防潮通風(fēng)設(shè)施。
3) 常用工具、材料和配件等:
a)不規(guī)則物料,用盒或袋裝好后擺放;
b)規(guī)則的物料整齊的擺放在貨架或地上;
4) 易碎易損的物料:
c)體積較小或瓶裝物料,放置貨架的底層、整齊的擺放在地上;
d)體積較大的,應(yīng)靠墻立放,放置上方不懸掛物料;
e)放置位置有膠墊。
5) 食品:
a)放置在經(jīng)過(guò)防水處理的貨架上;
b)配備通風(fēng)、防潮設(shè)施。
5.5 倉(cāng)庫(kù)物料的領(lǐng)用管理
5.5.1物料的領(lǐng)用程序:
1) 物料領(lǐng)用人應(yīng)憑其所在各部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的《領(lǐng)料單》到倉(cāng)庫(kù)辦理材料領(lǐng)用手續(xù);
2) 物料管理員根據(jù)《領(lǐng)料單》上所列品種,逐一發(fā)放;
3) 物料管理員根據(jù)《領(lǐng)料單》內(nèi)容日在《進(jìn)銷存賬》上登記倉(cāng)庫(kù)物料發(fā)放明細(xì)登記;
4) 物料管理員應(yīng)于每日下班前,將《領(lǐng)料單》匯總后存檔。
5.5.2 工具的領(lǐng)用管理:
1) 工具使用人應(yīng)憑其所在各部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)的《領(lǐng)料單》,并攜帶個(gè)人《工具領(lǐng)用記錄》到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用工具;
2) 物料管理員應(yīng)根據(jù)使用人《工具領(lǐng)用記錄》的記錄,核對(duì)原卡上的領(lǐng)用工具是否有重復(fù)現(xiàn)象:
a)如經(jīng)核對(duì),已有領(lǐng)用記錄,但沒(méi)有報(bào)廢或其他處理記錄,物料管理員應(yīng)拒絕發(fā)放;
b)如經(jīng)核對(duì)沒(méi)有該工具的領(lǐng)用記錄,將工具發(fā)放給領(lǐng)用人后,并在使用人《工具領(lǐng)用記錄》上登記。
3) 物料管理員應(yīng)在每日下班前將工具《領(lǐng)料單》匯總后在《進(jìn)銷存賬》上登記倉(cāng)庫(kù)物料發(fā)放明細(xì)登記。
5.5.3 借用工具的領(lǐng)用程序:
1) 凡因工作需要借用工具的人員,應(yīng)憑其所在部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)的《工具借領(lǐng)單》,到倉(cāng)庫(kù)辦理工具借用手續(xù);
2) 維修人員也可憑有效的維修單借用工具;
3) 物料管理員根據(jù)《工具借領(lǐng)單》或維修單,填寫《領(lǐng)料單》后發(fā)放;
4) 物料管理員對(duì)借用的工具應(yīng)根據(jù)規(guī)定的歸還期限督促借用人按時(shí)歸還。
5)在每日下班前將工具《領(lǐng)料單》匯總后在《進(jìn)銷存賬》上登記倉(cāng)庫(kù)物料發(fā)放明細(xì)登記。
5.6 倉(cāng)庫(kù)物料報(bào)廢的管理
5.6.1 報(bào)廢的標(biāo)準(zhǔn):
1) 物料到有效期;
2) 客觀原因造成物料工具已無(wú)使用價(jià)值的;
3) 按其他有關(guān)規(guī)定需報(bào)廢。
5.6.2 物料報(bào)廢的程序:
1) 報(bào)廢物料經(jīng)辦人憑其所在各部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)的《物料報(bào)廢單》,到物料管理員處辦理物料報(bào)廢手續(xù);
2) 倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存的物料報(bào)廢,由物料管理員負(fù)責(zé)填寫《物料報(bào)廢單》;
3) 報(bào)廢物料經(jīng)手人在遞交《物料報(bào)廢單》時(shí),應(yīng)準(zhǔn)備好報(bào)廢物料的關(guān)有原始資料,如入庫(kù)時(shí)間、物料性能介紹、使用時(shí)間、使用說(shuō)明、其他有關(guān)資料等。
4) 單位負(fù)責(zé)人有接到《物料報(bào)廢單》申請(qǐng)后應(yīng)組織相關(guān)人員驗(yàn)證,并在《物料報(bào)廢單》上做好驗(yàn)證記錄;
5) 報(bào)廢物料單位價(jià)值在500元以上的,將經(jīng)驗(yàn)證后《物料報(bào)廢單》報(bào)公司總經(jīng)理審批;
6) 報(bào)廢物料單位價(jià)值在500元以內(nèi)的,將經(jīng)驗(yàn)證后《物料報(bào)廢單》報(bào)區(qū)域主管領(lǐng)導(dǎo)審;
7) 物料管理員根據(jù)審批意見(jiàn)對(duì)報(bào)廢物料進(jìn)行處理。
8)經(jīng)批準(zhǔn)可處理的報(bào)廢物料,需在物料管理員同物料處理人的互相監(jiān)督下進(jìn)行,并在《物料報(bào)廢單》上做好處理和所得收益記錄,雙方簽名確認(rèn)。
9)報(bào)廢物料所得收益交項(xiàng)目物業(yè)收銀處,并開(kāi)據(jù)收條后匯同《物料報(bào)廢單》共同存檔。
5.7 倉(cāng)庫(kù)物料的清點(diǎn)
5.7.1本物料管理結(jié)算周期結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi),物料管理員應(yīng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物料進(jìn)行逐一清點(diǎn)。
5.7.2 根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果,填寫《庫(kù)存物料盤點(diǎn)表》。
5.7.3 物料管理員應(yīng)將庫(kù)存物料《進(jìn)銷存賬》明細(xì)賬的余額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物作額進(jìn)行核對(duì):
1) 經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的,物料管理員應(yīng)根據(jù)本物料管理結(jié)算周期內(nèi)實(shí)際發(fā)生的《入倉(cāng)單》及
《領(lǐng)料單》,編制《物料消耗記錄》,同時(shí)編制下月采購(gòu)計(jì)劃;
2) 如經(jīng)核對(duì)有誤:
a)實(shí)物多于賬面余額的,應(yīng)報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),按新購(gòu)物料入倉(cāng)程序,填寫《進(jìn)倉(cāng)單》辦理進(jìn)倉(cāng)手續(xù),在進(jìn)倉(cāng)單說(shuō)明欄內(nèi)注明'盤贏物料'字樣;
b)如實(shí)物少于賬面余額的,應(yīng)查找出原由后報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處理。
3) 盤點(diǎn)結(jié)束后,在23日前將當(dāng)月報(bào)送項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核。
4) 項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)于每月25日前對(duì)物料管理員所遞材料進(jìn)行審核,并根據(jù)情況部分或全面進(jìn)行抽檢,審核并抽檢無(wú)誤后將經(jīng)審核簽批的《物料消耗記錄》、《物料申購(gòu)計(jì)劃表》資料遞總公司物業(yè)部。
5.8.1 物料管理員將經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)審批的第月初5號(hào)前將上月物料管理相關(guān)資料整理成冊(cè),并核對(duì)無(wú)誤后遞項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽批后的《物料盤點(diǎn)表》、《物料消耗記錄》、《物料申購(gòu)
計(jì)劃表》整理成冊(cè),交由客服部長(zhǎng)期保存。
5.9 物料的管理情況,作為對(duì)物料管理員和相關(guān)責(zé)任人績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
6.0 記錄
6.1 《進(jìn)倉(cāng)單》
6.2 《領(lǐng)料單》
6.3 《工具借領(lǐng)單》wy/qr-wy-031
6.4 《工具領(lǐng)用記錄》wy/qr-wy-032
6.5 《物料盤點(diǎn)表》wy/qr-wy-033
6.6 《物料消耗記錄》wy/qr-wy-034
6.7 《物料申購(gòu)計(jì)劃表》 wy/qr-wy-035
6.8 《物料申購(gòu)收貨記錄》 wy/qr-wy-036
6.9 《物料報(bào)廢單》wy/qr-wy-037
6.9 《進(jìn)銷存賬》簿
7.0 相關(guān)支持性文件
7.1 《物料驗(yàn)收管理規(guī)定》
7.2 《績(jī)效考核管理制度》
第2篇 某物業(yè)公司物料驗(yàn)收管理規(guī)定
物業(yè)公司物料驗(yàn)收管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范物料驗(yàn)收管理工作,確保所申購(gòu)物料與所收物料相符,做好所購(gòu)物料相關(guān)資料收集工作。
2.0適用范圍
物業(yè)公司所有物料驗(yàn)收工作。
3.0概念
3.1物料管理員:指各單位倉(cāng)管員或負(fù)責(zé)物料管理工作責(zé)任人,負(fù)責(zé)物料申購(gòu)統(tǒng)計(jì)、下單、跟蹤、收驗(yàn)貨、倉(cāng)管、入倉(cāng)、出倉(cāng)、盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2物料管理結(jié)算周期:物料管理結(jié)算周期是指上月的21日至本月20日。
4.0內(nèi)容
4.1物料管理員負(fù)責(zé)物料收貨驗(yàn)收工作,特殊物料需由申購(gòu)部門使用人負(fù)責(zé)驗(yàn)收質(zhì)量及規(guī)格型號(hào)是否適用。
4.2物料管理員因特殊原由不能親自收貨,必須提前與代替收貨人員做好工作交接或指引,并指導(dǎo)如何按規(guī)定做收收驗(yàn)工作。
5.0記錄
5.1《物料申購(gòu)收貨記錄》wy/qr-wy-036
6.0相關(guān)支持性文件
6.1《物料管理規(guī)定》
