本物業管理部文件管理制度
物業管理部文件管理制度
第一條 總則
1.1為確保文件管理正常、順利進行,促進公司管理工作的效率,特制定本辦法。
1.2所謂'文件',是指業務工作上往來公文、函、報告、請示、會議紀要、規定、報表等。
1.3文件的收發、領取與寄送由行政部負責。
第二條 文件的類別
2.1絕密。指極為重要并且不得向無關人員泄露內容的文件。
2.2秘密。指次重要并且所涉及內容不能向無關人員透露的文件。
2.3機密。指不宜向公司以外人員透露內容的文件。
2.4普通。指非機密文件。
第三條 外來文件的收發及處置
3.1外來文件全部由行政部接收,在《外來文件收發簿》中登記,填寫《文件處理標簽》由總經理批示后,下發相關部門處理,行政部在處理時按下列要點處置。
3.1.1一般文件予以啟封,分送各部門。
3.1.2私人文件不必開啟,直接送收件人。
3.1.3分送各部門的文件若有差錯,必須立即退回行政部。
3.2普通文件的處理原則
3.2.1由部門負責人以上人員負責對文件進行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理,或者由其指定下屬對文件進行具體處理。
3.2.2如果遇到重要或異常事項,必須及時與上一級主管取得聯系,按上級指示辦理。
3.2.3各種有關聯的事項,必須與各部門商議后方能予以處置。
3.3機密文件的處理原則
3.3.1機密文件原則上由責任者或當事者自行處理。
3.3.2指名或親啟文件,原則上應在封面上注明文件所涉及事項的要點和發文者姓名,并由發文者封緘。
3.3.3到達的指名或親啟文件,原則上由文件上所指明的部門負責人或個人開啟,其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務上有權替代來件所指名者,不受本條規定的約束。
第四條 內部文件的制發
4.1各部門因工作業務需要下發文件時,由部門擬訂文件交行政部,由行政部統一格式編號擬定《文件審批表》交相關部門會簽,由總經理審批后下發。
4.2文件編號規則
4.2.1公司文件:涉及公司重大經營決策、規章制度、人事變動等事宜,均以公司文件下發。編號規則:皖國購司字(××××)000號(××××為發文年號,000為發文流水號)。
4.2.2總經理辦公室文件:臨時的通知等以辦公室文件下發,編號規則:皖國購辦字(××××)000號(××××為發文年號,000為發文流水號)。
4.2.3會議紀要:凡公司會議形成的重大決定均應以會議紀要形式下發,編號規則為:**購紀字(××××)000號(××××為發文年號,000為發文流水號)。
4.2.4記錄表格:各部門使用的紀錄表格在初次使用前必須到行政部進行編號,無編號的表格不允許在部門之間流轉。編號規則:
q/gg-××-001
流水號
部門代碼
記錄前綴
例如:行政部代碼xz,物業部代碼wy,財務部代碼cw,電腦部代碼dn等。
4.3文件的受控:為確保下發文件在適用的場所使用和對密級的控制,必須對下發文件進行控制,控制其分發場所。公司所有下發文件必須有密級標識和文件受控號。
受控章形:
4.4文件下發
4.4.1需要在使用部門留存的文件必須以紙質文件或電子文件下發,下發時各部門必須在《文件簽收簿》簽收登記。
4.4.2不需要在使用部門留存的,在文件正本上附《文件傳閱表》交相關部門傳閱,文件被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經閱覽完畢。如有必要,可在《文件傳閱表》上填寫閱覽后的意見。
4.5文件存檔
4.5.1公司的外來文件和內部文件在處置完畢后一個工作日必須交檔案室存檔,否則將追究相關人員的責任。
4.5.2各部門指定一名工作人員管理部門的文件,公司下發的文件各部門必須完整保存,行政部將不定期檢查各部門文件的使用和保存情況,發現公司機密性文件使用、保存不當或遺失,將追究文件管理人員的責任。
4.5.3檔案管理人員應對每年的文件進行整理,集中封存。
4.6文件查閱
4.6.1原則上部門查閱文件,應在部門查閱,檔案室不接受查閱。
4.6.2因工作或業務需要,查閱公司機密性文件,應辦理文件查閱審批手續后,方可在檔案室查閱。
第五條 執行時間
此規定自發布之日起執行,由行政部負責解釋。
第六條 相關記錄(見:表格匯總)
6.1《文件樣稿》。
6.2《會議紀要樣稿》。
6.3《外來文件收發簿》。
6.4《文件處理標簽》。
6.5《文件審批表》。
6.6《文件簽收簿》。
6.7《文件傳閱表》。
