方中物業文件管理制度
1.目的
為了使公司各部門文件管理規范化、系統化,加強文件起草的準確性和文件執行的有效性,特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于方正物業管理公司各部門及下屬公司。
3.文件的類別、定義
3.1類別:
3.1.1公文按文種分為:管理制度、管理辦法、請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀要、傳真、工作聯系函等。
3.2定義:
3.2.1對公司范圍內的工作事務制訂帶有約束性的規章制度,用'管理制度'或'管理規定'。 規定某些事項的工作流程或各部門的職責、職權的規章制度文件用'管理辦法'。
3.2.2向集團領導、::公司領導請求指示、批準或匯報工作時,用'請示'或'報告'文種。同一級別請求批準事項時,可用'申請';經領導批示文件,可用傳真。
3.2.3上級部門向下級部門傳達重要情況,用'通報'或'決定'。
3.2.4對公司內部公布制度、辦法及其它需要周知和共同執行的事項、計劃、規定等,用'通知'。
3.2.5與集團兄弟公司進行工作接洽,需對方給以反饋時,要求填寫中頤集團工作聯絡函。
3.2.6對周例會、總結計劃會、部門工作溝通會等會議的內容綱要,規定事項和工作指示等,用'會議紀要',并發給相關與會人員。
4、文件格式
4.1規章制度格式:由首頁表頭+正文+頁數組成。
4.1.1首頁表頭格式:
說明:首頁的表頭包括右上角注釋、公司商標、權責單位、總頁數、生效日期、替代文件、編號、擬稿人、審核人、審批人、主題、歸檔密級。
[右上角注釋]:要求注明發文單位及規章制度的形式。(如公司發的管理制度,為“方正物業公司管理制度”;如公司發的管理辦法,為“方正物業公司管理辦法”,依此類推。)
[公司商標]:要求所有的文件首頁必須加上公司的商標。
[權責單位]:行文部門名稱(以便文件閱讀者可將有關信息反饋給行文部門)。
[總頁數]:共多少頁(含附件)。
[生效日期]:文件自何時起生效。
[替代文件]:被新文件取代的原文件編號。
[編號]:由發文單位代號、年度及三位序數組成。
發文單位代號一般為各發文單位的第一個字起頭。公司部門代號:行政人事部-“人字”、客戶服務部-“客字”、財務部-“財字”、物業管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理處-“管字”。
如:行政人事部2006年制定的第一項管理制度編號為:人字(06)001;
[擬稿人]:擬稿人簽名。
[審核人]:審核人簽名。
[審批人]:審批人簽名。
[主題]:文件的題目。
[歸檔密級] 根據文件的保密程度,分為普通、機密、絕密。密級以上文件在未歸入行政人事部前的保密工作由行文部門負責,密級以上文件的查閱須經行政人事部同意、總經理批準后方可查閱。
4.1.2.正文基本要求
正文通常包括的內容:目的+適用范圍+內容+附件。
[目的]:制定文件的原因及意義。
[適用范圍]:收文單位及執行對象。
[內容]:文件具體內容。如遇電子版與原件內容不符,以審批人簽名的原件為準。
[附件]:文件中提及的表格、流程圖或其它。
4.1.3.字體、字符與行間距
[字體] 為使文件有統一的格式,要求使用同一大小的字符與字體。這樣可以避免文件在不同電腦系統或不同文字處理器之間相互傳送時無法顯現。
表頭內字體大小及字間距必須按照本制度電子版的表頭復制。
內容可使用字體:宋體。
可使用字號:正文使用小四號字。
行間距:1.5倍行距。
頁尾:每頁頁尾設:第幾頁,共幾頁。
4.1.4.條款的編排序號
1.
1.1.
1.2.
2.
2.1.
2.1.1.
…… 以此類推
4.2 其它公文格式
除規章制度外,公司其它各類公文如請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀要、傳真、工作聯系函等,均統一采用集團公司規定的公文格式(見附件)印發。
5、文件處理
5.1擬稿與審核。
5.1.1擬稿要符合國家的方針政策、法律法規及集團公司、公司有關規定;情況真實,觀點明確,文字精煉,條理清楚,層次分明,用詞準確、規范,簡明扼要;人、地、物名及引文和時間等,要具體、準確。
5.1.2擬稿部門負責人要對文件內容進行審稿以及對文件格式進行嚴格把關。
5.1.3規章制度文件除經擬稿部門初審后,均需送行政部人事部與總經理審核。
5.2簽發。
5.2.1公司規章制度文件經審批后由行政人事部統一編號發放
,并設立 “文件發放登記表”進行發放登記。
5.2.2公司其它各類工作聯絡函、請示、報告、通知、通報、批復、決定、決議、會議紀要、等,由擬稿部門或單位下發、登記與存檔。
5.2.3秘密公文不得復印,摘抄、轉發,傳遞時必須采取相應保密措施。
5.2.4所有文件一經簽發即為有效。對已簽發的文件,未經領導同意,對公文內容不得自行修改。
6、宣貫執行
6.1.1公司文件發放后,各部門負責人應及時在本部門內部組織學習宣貫,并落實執行。重要文件學習完后必須組織學習者簽名。
6.1.2文件的學習與執行由行政人事部負責抽查。
7、文件的保管、歸檔與作廢
7.1規章制度及公司重要公文,由行政人事部負責保管。設立文件目錄方便查索,并將“文件發放登記表”、文件目錄、文件原件連同電子版一起存檔,建立臺帳。
7.2一般往來公文由各部門負責人保管,并定期整理,設立目錄,方便查索。
7.3各部門的以下文件須交行政人事部備案:
7.3.1因特殊情況接收并已自行處理的外來文件。
7.3.2重要會議的會議紀要、::規范、決定等未編號文件。
7.3.3政府頒布的法律、法規、行業管理辦法等文件。
7.4文件的作廢:當新修訂文件下發后,被替代文件同時作廢。收文單位在收到新修訂文件后須及時將被替代文件銷毀。
7.5所有文件均列入責任人離任交接的一項重要內容進行檢查。
8、集團文件與外來文件
8.1對于集團公司下發的文件及外來文件均由行政人事部負責接收,其收文的處理程序為:收文、分文、傳送、歸檔。
