第1篇 管理處檔案管理規(guī)定2
管理處檔案管理規(guī)定(二)
1.0對(duì)接管物業(yè),管理處應(yīng)向有關(guān)單位索取有關(guān)該樓宇房屋建筑、設(shè)施設(shè)備和物業(yè)相關(guān)的各種資料。
2.0樓宇房屋建筑、設(shè)施設(shè)備和物業(yè)相關(guān)的各種資料,由管理處檔案管理員或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。借閱相關(guān)資料,須經(jīng)管理處主任同意。
3.0樓宇房屋建筑、設(shè)施設(shè)備因故改建時(shí),管理處應(yīng)及時(shí)將相關(guān)技術(shù)資料歸檔保存。
4.0資料遺失,管理處應(yīng)查清原因,并追究相關(guān)人員的責(zé)任,同時(shí)申請(qǐng)復(fù)制一份。資料管理員應(yīng)定期檢查資料保管情況。
5.0業(yè)戶(hù)檔案管理。
5.1管理處客戶(hù)服務(wù)部負(fù)責(zé)做好業(yè)戶(hù)或其他人的基本情況登記工作,填寫(xiě)《業(yè)主(住戶(hù))基本情況登記表》和相應(yīng)的資料歸檔。
5.2業(yè)戶(hù)辦理入住手續(xù)時(shí),客戶(hù)服務(wù)部應(yīng)對(duì)業(yè)戶(hù)、隨住人員情況進(jìn)行登記,并記錄聯(lián)系電話(huà)。
5.3業(yè)戶(hù)搬離小區(qū)樓宇時(shí),應(yīng)及時(shí)在《業(yè)主(住戶(hù))基本情況登記表》上注明搬離時(shí)間,存檔保管。
5.4管理處客戶(hù)服務(wù)部每半年對(duì)住戶(hù)情況進(jìn)行一次清理登記。
5.5業(yè)戶(hù)的檔案由管理處保存,未經(jīng)主任許可,任何人不得借閱、查詢(xún)。
第2篇 某商業(yè)中心管理處檔案管理規(guī)定
商業(yè)中心管理處檔案管理規(guī)定
1、辦公室檔案按人事、文件、資料分類(lèi),由文員負(fù)責(zé)管理;
2、檔案文件必須設(shè)專(zhuān)柜存放保管,存放必須分類(lèi)編號(hào),清楚編寫(xiě)文件目錄,以便查閱;
3、凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔;
4、借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù),保證按時(shí)歸檔;
5、凡借閱重要密件,必須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印;
6、檔案管理人員要定時(shí)檢查專(zhuān)柜,核對(duì)件數(shù),做好防蟲(chóng)、防潮、防遺失,發(fā)現(xiàn)異常或被盜,丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理,如系人為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
