第1篇 x醫院檔案管理制度
****醫院檔案管理制度
一、歸檔范圍
1、醫院與有關單位簽訂的合同、協議書等相關法律文件及各類審批文件(合同、工程的審批)。
2、重要的會議紀要，醫院的管理委員會、各委員會的討論決議。
3、醫院與上級單位的交流文件，包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批復文件。
4、醫院的醫技人員及醫療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關的處分文件。
5、醫院的年終總結、各類重要會議的報告性文件。
6、醫院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數據。
7、醫院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關資質證書。
8、醫院各項論文雜志、學術、科教資料。
9、醫院的各項材料，包括但不限于醫療機構許可證、稅務登記證、營業執照。
10、醫院的患者病歷、手術記錄、會診記錄等相關醫療類記錄。
二、歸檔時間
1、各科室于每個星期對檔案進行分類、總結、按統一歸檔要求整理立卷。
2、每月最后一日為檔案總結歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統一交于各檔案管理人員處。
3、1月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫院辦公室上交統一的檔案匯總報告。
三、歸檔條件
1、歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。(電子材料應統一歸檔名稱)
2、各科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染，書寫規范，不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關的內容。
3、合同、協議類文件應符合醫院關于合同、協議的簽訂標準，需要加蓋公章的
原件，如合同內容有修改，應注明修改內容，并經承辦人簽字入檔。
3.1、醫院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫療材料、機器設備(產品)采購(銷售)業務，均須以書面形式簽訂合同：;
3.2、合同承辦部門對經辦的合同，經審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續。
⑴所經辦合同必須先經由法務部門審核，并經院長簽字確認方可簽約;
⑵依據合同性質確定合同類別，正確使用合同示范本本。
3.3、合同的保管：
⑴各類合同，醫院至少保留兩份原件。醫院辦公室一份，科室負責人一份，如科室需額外保留原件，應在合同簽訂時明確規定份數(此項不包含勞動合同)。
⑵合同的實施進度由經辦人督促，并保證醫院方于約定合同期內完成相關義務。
4、照片、音頻影像等電子數據材料需要統一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數為兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。
四、檔案歸檔處
1、醫療類(即患者病歷、手術記錄等)檔案統一交由病案室存儲。
2、非醫療類(采購、營銷、行政等)檔案統一交由辦公室檔案管理處。
3、醫院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。
4、醫院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。
5、醫院的醫生資質證書由醫務部管理，護士資質證書由護理部管理。
五、檔案借閱
1、院內各部門人員需要借用檔案，須在醫院各總檔案負責人員處進行借用登記，如醫療類的需要找病案室檔案負責人、非醫療類找辦公室檔案負責人，以此類推。
2、各部門人員需要借出檔案時，必須出示由各部門負責人簽字的《檔案借出單》(可參考附件1)。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。
3、查、借閱者不得私自泄露檔案內容。
4、檔案歸還時，檔案管理人員必須要核實驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。
六、歸檔責任
1、各科室必須保證檔案的完整性、準確性，不得私自涂改、偽造。
2、各部門負責人應承擔起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進檔案的義務。
3、任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、復制、拍攝。
七、檔案庫存
1、檔案入庫必須要辦理交接，所有檔案必須要經各總檔案管理人員統一核對，確定檔案內容無瑕疵、質量無破損、無缺失后，所在部門負責的經辦人員在《檔案入庫登記表》(可參考附件2)上簽字。
2、所有檔案按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，編號科學規范、標志明顯、查找方便。(編號可參考附件3)
八、檔案保密
1、檔案管理人員須嚴格保管檔案，不得跟無關人員討論檔案內容，不允許無關人員隨意翻看檔案。
2、檔案管理人員應嚴格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯登，不亂登。
3、檔案柜鑰匙必須由專人保管，未經允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。
4、不得將醫院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。
九、本制度自2023年7月1日起執行***醫院
2023年6月2日
附件1：河北燕達****醫院檔案借出單
使用日期：*年*月*日
歸還日期：*年*月*日
檔案名稱：
使用部門：
用途及內容：
共計**(份)×(頁)
用檔案申請人：
部門負責人：
附件2：河北燕達****醫院檔案入庫登記表
檔案編號
檔案名稱
檔案內容
檔案份數
所屬部門
經辦人
簽字
備注
附件3：河北燕達****醫院檔案編號(參考版)
序號
所屬部門
檔案名稱
編號
備注
1人事部
勞動合同ldp17-rs-ht001
人力資源部負責
2人事部
職工信息ldp17-rs-zx001
3辦公室
采購合同ldp17-bg-ht001
辦公室負責
4辦公室
采購匯總ldp17-bg-cz001
5辦公室
申報資料ldp17-bg-sb001
6辦公室
法務資料ldp17-bg-fw001
7辦公室
信息材料ldp17-bg-xs001
8辦公室
其他文件ldp17-bg-hz001
9后勤保障部
保障材料ldp17-hq-bz001
10營銷部
營銷合同ldp17-yx-ht001
11營銷部
推廣材料ldp17-yx-tg001
12宣傳部
宣傳合同ldp17-xc-ht001
13宣傳部
宣傳資料ldp17-xc-xc001
宣傳部負責
14藥劑科
病案室負責
15普通血液科
16免疫實驗室
17移植科
18病理醫學科
19社會服務部
20科教部
21醫務部
醫務部
22護理部
護理部
23
24
25
附件4：檔案編號：ldp17-***-**001
河北燕達****醫院檔案匯總表(部門)*年*月*日至*年*月*日
所屬部門：
檔案內容(簡要版)：
檔案名稱：
檔案內容(詳細版)：
共計**(份)×(頁)
檔案經辦人：
部門負責人：
檔案管理員：
備注：
第2篇 a醫院會計檔案管理制度
醫院會計檔案管理制度4
1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算業務資料,必須嚴格按照財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》規定,進行科學管理,妥善保存,存放有序,查找方便。
2、財務處的全部會計檔案,由財務處長指定專人負責裝訂、整理及造冊,財務處長(或指定人員)負責保管一年,一年后移交檔案室保管。
3、對記賬憑證,應在每月終了10日內按編號順序裝訂成冊,裝盒保存。
4、每年終了20日內,要將全年所有賬簿集中整理,裝袋保存,將所有會計報表按順序裝訂成冊,妥善保存。
第3篇 某醫院檔案保密制度
醫院檔案保密制度
一、認真執行《保密法》,遵守國家保密制度和保密紀律,維護檔案的完整和安全。
二、檔案人員必須加強自身修養,忠于職守,遵守紀律,執行保密制度。
三、非檔案人員嚴禁進入庫內。不得擅自翻印,復印機密檔案資料,如確須復印的,需經領導批準,辦理有關手續。
四、發生泄密事件,及時上報,立即追查,視情節輕重進行處理。
第4篇 第1人民醫院會計檔案管理制度
第一人民醫院會計檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括:
(1)會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
(2)會計記帳簿類:總帳,明細帳,日記帳,固定資產卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿。
(3)財務報告類:月度、季度、年度報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。
(4)其他類:銀行存款余額調節表,銀行對帳單,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2、會計檔案每年形成,由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管兩年(會計機構內部指定專人保管,出納人員不得兼管會計檔案)。期滿后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管。移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。
3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管期限按照國家《會計檔案管理辦法》規定執行。
4、會計檔案不得借出,如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、保管期限滿的會計檔案,可以按以下程序銷毀:
(1)由會計機構提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
(2)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(3)銷毀會計檔案時,由會計機構派員監銷。
保管期滿但未結清的債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第5篇 醫院醫療設備檔案管理制度
人民醫院醫療設備檔案管理制度
醫療儀器設備檔案是醫院整個檔案的組成部分,也是醫療儀器設備動態管理工作中不可能缺少的部分。它對醫療儀器設備的計劃、購置論證、安裝、驗收、使用、維護、計量、質量管理、調劑、報廢等全過程管理中有著特別重要的作用,特制訂如下制度:
(一)檔案管理的要求:要體現真實、完整、動態。
(二)確定兼職檔案員一名,負責醫療儀器設備的建檔工作。
(三)凡屬固定資產管理的醫療設備,均應建立醫療設備檔案;5萬元及以上的醫療設備應建立完整的檔案,5萬元以下的醫療設備建立簡易檔案(具體簡易程度要根據儀器設備的特性、使用的場合來決定)。
(四)醫療儀器設備完整檔案的內容包括:
1.籌購資料:申請報告、論證表、合同、安裝調試、驗收記錄及有關醫療器械的合法證件等。
2.儀器設備隨機資料:產品樣本、使用手冊、維修手冊、線路圖及其它有關資料。
3.管理資料:操作規程、維修保養制度、應用質量檢測與評價、計量、使用維修記錄、效益評價及調劑、報廢情況記載等。
(五)檔案的建立:
1.兼職檔案員參與大型儀器設備的開箱驗收,并詳細記錄隨機所附的有關技術資料。
2.收集建檔范圍內的有關資料。
3.整理、分類、登記,建立設備檔案。
(六)檔案的管理:
1.5萬元以上的醫療設備檔案交醫院總檔案室保管,5萬元以下的檔案由醫療設備科負責保管。
2.上一年度的醫療儀器設備技術檔案應在本年度末完成建檔工作,5萬元及以上的設備檔案移交給醫院總檔案室保管。
3.及時做好動態檔案信息的補充更新工作。
4.醫療設備檔案的借用手續,遵守醫院總檔案室的規定。
5.技術檔案要按規定保存時間進行保管;銷毀檔案資料要經過批準。
6.兼職檔案管理人員工作變動時,要辦理好檔案移交工作。
第6篇 x醫院人事干部檔案管理制度
附屬醫院人事干部檔案管理制度
一、干部檔案保管制度
1、干部檔案要建立堅固、防火、防潮的庫房,做到庫房、辦公室、查閱室分開,庫房面積每1000卷需20-25平方米,要有數量充足的鐵質檔案柜。
2、配備必要的安全設施,保持清潔衛生,做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
3、對庫房設備和安全措施進行經常檢查,發現問題及時解決。
4、對干部檔案收進、移出、調閱、歸還都要嚴格登記,做到有章可循,有目可查。
5、每年要核對一次干部檔案順序號,并作好登記,發現錯號、錯位要及時糾正;發現缺少,及時查找。
6、嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出的,應視情節輕重,予以嚴肅處理。
二、干部檔案管理部門的十項職責
1、保管干部檔案,為國家積累檔案史料。
2、收集、鑒別和整理干部檔案材料。
3、辦理干部檔案的查閱、借閱和轉遞。
4、登記干部職務的變動情況。
5、為有關部門提供干部的情況。
6、做好干部檔案的安全、保密、保護工作。
7、調查研究干部檔案工作情況,制定規章制度,搞好干部檔案的業務建設和業務指導。
8、推廣、應用干部檔案現代化管理技術。
9、定期向檔案館(室)移交死亡干部的檔案。
10、辦理其他有關事項。
三、檔案管理人員崗位職責
1、嚴格遵守《干部檔案工作條例》和《檔案法》等的規定,認真執行干部檔案管理的各項制度。
2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦專研業務,不斷提高業務水平和工作能力。
3、經常與有關部門聯系,及時收集干部檔案工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實干部檔案內容。
4、對收集的材料進行認真鑒別,準確分類,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊;對要銷毀的材料進行詳細登記,并報請主管領導同意后,按規定處理。
5、嚴格執行查、借閱干部檔案規定,熱情接待查閱者,積極提供檔案為干部工作服務。
6、嚴格遵守《保密法》的規定,保守干部檔案秘密。
7、加強干部檔案的安全保護工作,保證檔案無丟失、損壞、盜竊、蟲蛀、霉爛等。
8、完成領導交辦的其他工作。
四、干部檔案安全保衛制度
1、檔案工作人員對干部檔案安全要有高度意識,增強崗位責任感,自覺的做好檔案安全工作。
2、檔案庫房非檔案管理人員嚴禁入內。
3、檔案工作人員應嚴格遵守庫房安全管理規定,經常檢查庫房安全,離開庫房時,必須關好門窗切斷電源。
4、檔案庫房應具有防火、防盜、防有害氣體、防光、防濕、防蟲、防塵、防高溫八防設施;嚴禁吸煙,室內外嚴禁堆放易燃、易爆物品。
5、檔案工作人員應定期或不定期檢查檔案安全情況,及時將情況報告分管領導。
6、檔案的摘抄、復印過程,必須隨時有檔案工作人員監護。
五、干部檔案庫房管理制度
1、干部檔案庫房是干部檔案管理的基礎設施,檔案人員應高度重視,搞好庫房管理。
2、庫房內檔案柜架要排列整齊,柜內案卷排列寬松適度,柜架編號利于取放。
3、定期觀察庫房溫、濕度表,做好記錄,并根據情況采取調節措施,使溫度控制在14-24°c,相對濕度控制在45-60%。
4、加強干部檔案保護,搞好清潔衛生,做到檔案無霉變、蟲蛀、鼠咬、塵污、褪變、破損等。
5、切實搞好干部檔案庫房的保密、保衛和防火工作,落實安全措施,下班前要關好電源、門窗。
6、非檔案管理人員,未經允許不得擅自進入庫房。
六、查閱干部檔案規定
1、因工作需要查干部檔案,須填寫《查閱干部檔案審批表》,按規定辦理審批手續后,方可查閱。不得憑借調查證明或介紹信查閱干部檔案。
2、查閱人必須是查閱單位的兩名*黨員干部。
3、任何個人不得查閱本人及其直系親屬的檔案。
4、查閱人應嚴格遵守保密制度,不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內容。
5、嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經批準,不得擅自復制、拍攝檔案內容。
6、查閱檔案在查閱室內進行;查閱時不得喝水、吸煙,防止檔案材料被毀壞。
7、查閱完畢,要進行登記。
七、借閱干部檔案規定
1、干部檔案一般不外借,如遇特殊情況要借閱時,借閱單位必須填寫《借閱干部檔案審批表》,由單位領導簽字,經主管部門負責人批準方可外借。
2、借閱人不得借閱本人及其直系親屬的檔案。
3、借出的干部檔案必須指定專人保管,不得轉借,更不得把檔案給無關人員或干部本人翻閱。
4、借出的檔案嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經批準,不得擅自復制、拍攝、公布檔案內容。
5、借閱干部檔案的時間,最長不超過15天,若需延長使用時間,應辦理續借手續。
八、轉遞干部檔案規定
1、干部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶。
2、縣及相當縣以上黨委組織,人事部門,可以直接轉遞干部檔案。
3、轉出的檔案必須齊全完整,并按規定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。
4、轉出檔案必須按統一規定的“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細登記,嚴密包封。
5、收到檔案的單位,經核對無誤后,應在回執上簽名蓋章后立即退回,逾期一個月未退回者,應進行催問,防止丟失。
6、為使干部檔案能夠隨著干部調動或職務的變動而及時轉遞,干部調配、任免工作部門應將干部調入單位和任免通知及時告訴干部檔案管理部門,并建立必要聯系制度。
第7篇 華東醫院信息檔案管理制度
人民醫院信息檔案管理制度
一、根據《檔案法》規定,按醫療設備的管理等級,確定建立醫療設備檔案管理的范圍。
二、檔案資料要按規定的項目內容認真填寫,做到字跡端正、完整、清晰并分類編號登記。資料收集應真實、完整。案卷目錄應與案卷內容一致。
三、完善技術檔案借用手續。大型精密儀器的原始技術檔案,非經批準不得外借。醫療設備使用說明書復印件或副本交使用科室。
四、技術檔案要按規定的保存時間保管,銷毀檔案、資料要經過批準。
五、及時做好動態檔案信息的補充更新工作。
六、保證信息管理系統的數據安全,定期備份數據。
七、檔案管理人員工作變動時,要按程序辦理檔案移交手續。
第8篇 施美醫院檔案庫房管理制度
施美醫院檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴禁入內。
2、庫房內嚴禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴禁攜帶危險品進入。
3、庫房門窗要牢固，隨走隨關，班前班后要經常檢查，嚴防檔案丟失和意外事故發生。
4、庫房內要保持清潔衛生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。
5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。
第9篇 附五醫院檔案室工作制度
第五醫院檔案室工作制度
一、認真學習貫徹執行國家《檔案法》和上級關于檔案工作的方針、政策、條例、規定和指示等,接受上級檔案主管部門和行政、業務主管部門的監督、領導,努力完成各項工作任務。
二、集中統一管理本院檔案,確保檔案的安全與完整,制定檔案管理制度,定期檢查執行落實情況。
三、及時制定檔案工作計劃。編制檢索工具,匯編資料,積極為醫療保健工作服務。
四、在檔案鑒定小組指導下,對各檔案進行鑒定,確定保管期限,在鑒定小組監督下負責銷毀已過保管期限、無保存價值的檔案。
五、監督指導本院各科室檔案的收集、整理、預立卷及歸檔工作。
六、組織網絡人員業務學習,不斷提高兼職檔案員的檔案管理和專業技術水平。
第10篇 醫院護理技術檔案管理制度
某醫院護理技術檔案管理制度
(1)護理業務技術資料檔案內容
1)護理技術資料:包括本院制訂的各種疾病護理常規,各項技術操作規程,每年制訂的科研計劃,發表的護理學術論文,國內外護理科技動態,編目存檔。全國、省、市有關護理學術論文資料,各種學習班及業務學習情況,專題講座等。
2)護理業務工作檔案:包括年度護理工作計劃、工作總結,以及上級有關護理文件,申報上級有關呈批件存底;年度、季度護理工作檢查評比總結;院內外有關護理工作制度;各種會議紀要、記錄;護理人員的執業注冊、進修、培訓、出勤情況,以及獎、懲、缺陷事故等資料,均應登記存檔。
3)各級護理人員業務技術檔案:主要包括個人學歷、經歷、業務培訓、業務技術考核情況,科研成果,學術論文,獎、懲及晉升材料等。
(2)護理業務技術檔案管理
1)護理部指定專人負責材料收集、登記和保管工作。應保證材料的完整、清晰。
2)建立保管制度,平時分卷、分檔存放,年終進行分類、分冊裝訂,長期保管。
3)每位科護長配備電腦一臺,建立檔案與護理部聯網。
第11篇 省中醫院教育處文件檔案借閱制度
省中醫院教育處文件檔案借閱制度
為了進一步加強教育處文件檔案管理，做好各類文件檔案的保管、使用，促進處室文件檔案管理工作的規范化、科學化、可持續化，充分發揮文件檔案的作用，特制定以下制度：
1、借閱文件檔案者，要首先在教育處登記備案，且不得自己進入檔案資料室。
2、借閱文件檔案原則上只針對本院科室，不對個人借閱，由教育處領導批準后方可借閱。重要文件或外單位人員因工作需要查閱文件檔案，須經處領導和分管院領導同意。
3、凡屬本科室工作需要而借閱文件檔案，可按照借閱制度進行;原則上不予借閱非本科室范圍內文件檔案。凡屬借閱機密、絕密文件檔案，須經教育處領導批準，分管院領導同意后，方可借閱。
5、文件檔案不準帶出檔案資料室，因工作需要帶出時，須經教育處負責人批準，重要文件檔案由分管院領導批準，辦理借閱手續，并按期歸還。
6、復印文件檔案，須經教育處領導批準，重要文件由分管院領導批準，并及時做好登記。
7、借出和歸還檔案，處室文件檔案管理員要認真檢查卷宗，有無遺失、破損，做好登記，出現問題要及時向處長匯報處理。
8、借閱檔案人員，要認真愛護檔案，嚴格遵守文件檔案借閱、保密制度。
江蘇省中醫院教育處
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第12篇 醫院財務會計檔案立卷、歸檔、調閱、銷毀制度
醫院財務管理制度--會計檔案立卷、歸檔、調閱、銷毀制度
為了加強對會計檔案的科學管理,健全會計檔案工作制度,根據中華人民共和國財政部、國家檔案局頒發的《會計檔案管理辦法》的規定,結合本單位的實際情況,特制定本辦法:
一、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計專業材料,它是記錄和反映經濟業務活動的重要史料的證據。因此必須加強對會計檔案的管理,建立和健全會計檔案的立卷歸檔、保管、調閱和銷毀等管理制度,切實把會計檔案管好。
二、本單位每年形成的會計檔案,應由財會部門按照歸檔要求,負責整理立卷及裝訂成冊。當年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財會部門保管一年,第二年上半年應由財會部門編造清冊移交檔案室保管。
三、歸檔范圍:
1、會計報表2、會計帳簿3會計憑證
實行會計電算化,年末必須將本年帳套數據軟盤備份,每份數據均要備份二份,異地保管在指定的保管柜內。
四、整理方法:
1、分類:一般按年度形成分類,即首先按會計年度分開,然后按'類別名稱'將會計檔案分為報表、帳簿、憑證三大類。
帳薄:一般是一本為一卷(冊),即一個保管單位。活頁帳應抽出空白頁,再按會計科目順序裝訂成冊,并加具帳簿封面。
憑證:按會計憑證的材料形成時間為順序,連同所附的原始憑證,按日、旬、月的先后整理裝訂成冊,年內連續編號共幾冊,并填寫封面和備注。每冊厚度要適中,裝訂線處要封角并由立卷人、會計主管人員簽名或蓋章,履行簽封手續,以示負責。
報表:按年報、季報、月報、旬報等分別組成保管單位,可按文書立卷要求進行,卷內目錄一般填到月或季表類型。
2、組卷:
會計憑證中工資清單簽名的一頁,應按月、按年歸入到當年度的文書檔案中去,屬長期保管。
3、卷內排列:一般應按會計材料形成時間順序排列,報表卷內文字材料(如決算說明等)在前,表格在后。
4、編頁號:只編有效頁號,一頁一號,活頁空帳頁要抽出。
5、裝訂:應拆除所有金屬物,對已損壞的會計材料要進行裱糊,缺少裝訂線的要加邊。
6、擬寫案卷題名(標題):一般應由責任者(即作者)、時間(針對年月)、內容和名稱四部分組成。
7、案卷排列與編卷號:應先分報表、帳簿、憑證三大類,再按每類的不同保管期限順序由長到短排列,一年度一個流水案卷號。
8、編制案卷目錄:歷年案卷目錄分報表、帳簿、憑證裝訂成三本。
9、歸檔時間:當年的會計檔案、在會計年度終了后,可暫由本單位財會部門保管一年,以方便利用。期滿后,原則上應按期將會計檔案移交給檔案室保管。移交時,財會部門應編制會計檔案移交清冊(案卷目錄)一式兩份,交接雙方應簽字,一份由會計部門留存,一份隨會計檔案移交。若檔案庫房限制不能全部接收時,可暫留財會部門保留,但會計部門需編制會計檔案案卷目錄送檔案室存檔。
五、保管期限:
1、會計報表:
年報為永久;月報表和季報表為五年。
2、會計帳簿:總帳十五年;現金日記帳二十五年;銀行日記帳二十五年;明細帳和輔助帳均為十五年。
3、會計憑證:十五年。
六、會計檔案的保管和利用:
1、會計檔案實行集中統一管理的原則。
2、對會計檔案必須進行科學管理,做到妥善保管。存放有序,查找方便。同時嚴格執行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
3、會計檔案應為本單位積極提供利用,也可以為上級單位提供利用。調閱時,要嚴格辦理手續。本單位人員調閱,要經會計主管人員同意;外單位人員借閱,要有調閱單位的正式介紹信,并注明調閱會計檔案的內容,經單位領導人和會計主管人員批準后,辦理調閱手續。在調閱過程中,只能調閱與調閱內容有關的資料,不能調閱與調閱內容無關的資料。原則上檔案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)冊。外單位調閱會計檔案,要抄錄和復制的由會計主管人員簽署意見,經本單位領導批準。如有特殊需要,經本單位負責人批準后,提供查閱或者復制,并辦理登記手續。各單位應當建立會計檔案查閱、復制登記制度,為會計檔案的利用提供依據。
七、會計檔案的鑒定與銷毀:
會計檔案保管期滿需要銷毀,(除未了結的債權債務的原始憑證、涉及房地產權的轉讓契約外),由檔案室提出銷毀意見,會同財會部門共同鑒定,嚴格審查、編造銷毀清冊,按不同情況分別報請主管領導或上級主管部門批準后銷毀,銷毀時應派人監銷。銷毀后,經銷人、監銷人、批準人均應銷毀清冊上簽名蓋章
